Circular Extraordinaria – Documento Equivalente Electrónico

Cuando se realicen transacciones con no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien o servicio, salvo que se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación (la fecha de generación del documento).

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con no residentes no inscritos en el RUT, el requisito del NIT, se cumplirá con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
El adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las especificaciones a través del servicio informático electrónico.

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, este documento deberá generarse en forma electrónica, cumpliendo además de los requisitos anteriores, los siguientes:

1. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.

2. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

Será documento soporte el extracto expedido por los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

También será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado.

El documento soporte con no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente será válido en los contratos celebrados con no residentes, en cuyo caso, para la procedencia del impuesto sobre las ventas descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas y a título de Impuesto sobre la Renta.

Tratándose de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.

Los adquirientes que soporten sus operaciones con éste documento deberán transmitir a la DIAN, la información y el contenido del documento en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca la entidad.

El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes vigentes y que será implementado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, antes del 30 de junio de 2021.

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

3. Las personas naturales no responsable del IVA.

4. Las personas naturales no responsables del impuesto al consumo de restaurantes y bares.

5. Las personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral y los pensionados, en relación con los ingresos de estas actividades.

7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT (no incluye ingresos de relación laboral, pensiones, ni ganancia ocasional).

8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales (el documento soporte en estas operaciones debe ser expedido por el adquirente con el lleno de los requisitos).

Servicio informático electrónico de numeración de facturación. Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la DIAN y permite al obligado cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:

1. Factura electrónica de venta.

2. Factura de talonario o de papel.

3. Documento equivalente, expedido por máquinas registradoras con sistema POS.

4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN, el obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada, deberá expedir los documentos indicando la numeración autónoma, y solicitar autorización una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud.

Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento.