Circular Extraordinaria – Actualización Normativa

Retiro de Cesantías.

Cuando las cesantías se encuentren en fondos privados el trabajador con disminución de su ingreso mensual, certificada por su empleador, podrá retirar cada mes de su cuenta de cesantías el monto que le permita compensar dicha reducción y mantener su ingreso constante.
La Superintendencia Financiera coordinará para que la solicitud, aprobación y pago de las cesantías se efectúe por medios virtuales.

Aviso sobre el disfrute de vacaciones.

Con al menos un día de anticipación el empleador dará a conocer al trabajador, la fecha a partir de la cual le concederá las vacaciones anticipadas, colectivas o acumuladas, y el trabajador podrá solicitar que se le conceda el disfrute de las vacaciones.

Destinación recursos ARL.

Las Administradoras de Riesgos Laborales destinarán los recursos de las cotizaciones en riesgos laborales, de acuerdo con la siguiente distribución:

1. El 5% para actividades de promoción y prevención dirigidas a los trabajadores de sus empresas afiliadas, que, por sus labores, están directamente expuestos al contagio del virus.

2. Del 92% del total de la cotización, se destinará como mínimo el 10% para actividades de prevención y promoción.

3. El 1% en favor del Fondo de Riesgos Laborales.

4. El 2% para actividades de emergencia e intervención y para la compra de elementos de protección personal, chequeos médicos frecuentes de carácter preventivo y diagnóstico.

Beneficios relacionados con el Mecanismo de Protección al Cesante.

Los trabajadores dependientes o independientes cotizantes categoría A y B, cesantes, que hayan aportado a una Caja de Compensación Familiar durante 1 año, continuo o discontinuo, durante los últimos 5 años, podrán recibir, una transferencia económica para cubrir sus gastos, por un valor de 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes, divididos en 3 mensualidades iguales que se pagarán mientras dure la emergencia y, en todo caso, máximo por tres meses.

Quienes aspiren a este beneficio deberán diligenciar ante la Caja de Compensación Familiar a la que se encuentre afiliado, la solicitud pertinente.

Acreditación de la fe de vida – supervivencia – de connacionales fuera del país.

A partir de la entrada en vigencia del presente Decreto se suspenderá el término de 6 meses, para la acreditación de la fe de vida – supervivencia – ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral.

Decreto Ministerio del Trabajo 488, Marzo 27, 2020.

Para aquellos círculos notariales que cuenten con una o dos notarías, se habilitará la prestación del servicio público notarial de 10:00 A.M. a 1:00 P.M. un solo día a la semana.

El Notario deberá informar a la Superintendencia Delegada para el Notariado ([email protected]), el día en el que prestará el servicio público notarial, y deberá publicar en un lugar visible al público la hora en que lo prestará.

En aquellos círculos notariales en los que existan dos notarías, los notarios deberán coordinarse para prestar el servicio en días diferentes de la semana, no podrán hacerlo los dos simultáneamente. Se establece el sistema de turnos para las notarías y se aclara que éstas prestarán el servicio público notarial de 10:00 A.M. a 1:00 P.M.

En casos de urgencia que el usuario requiera la prestación del servicio por fuera de los turnos establecidos, el notario lo habilitará de forma oportuna y eficaz en aras de satisfacerlo, en especial a las personas vulnerables y sujetos de especial protección constitucional, para lo cual informará a la Superintendencia Delegada para el Notariado ([email protected]).

En todo caso, el notario deberá garantizar la prestación del servicio público notarial a las personas vulnerables y a los sujetos de especial protección constitucional.

Esta Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y mientras subsista la medida de aislamiento preventivo obligatorio.

Resolución Superintendencia de Notariado y Registro 03196, Marzo 31, 2020.

No se permite obligar a los trabajadores a solicitar o acceder a tomar licencias no remuneradas, so pretexto de mantener el empleo, pues dicha práctica, además de ser ilegal, afecta dolorosamente la vida del trabajador y su familia, al no poder contar con ingresos suficientes para atender la crisis, la opción de solicitar una licencia no remunerada debe provenir libre y voluntariamente del trabajador, el empleador determinará la procedencia de concederla o no.

El Ministerio desplegará sus funciones de inspección, vigilancia y control a las empresas que incurran en estas prácticas por cuanto va en contravía de los derechos laborales y no cumple con la finalidad de la ley.

Circular Ministerio del Trabajo No. 27, Marzo 29, 2020.

La DIAN en aras de dar continuidad a la prestación de sus servicios, establece trabajo en casa para funcionarios que no sea indispensable su presencia en las instalaciones de la entidad.

Durante el período de suspensión de términos, la notificación o comunicación de actos administrativos u oficios, será electrónica, sin perjuicio de la facultad que tiene la DIAN para remitir a los contribuyentes oficios persuasivos por correo electrónico.

Las devoluciones de saldos a favor se entienden debidamente notificadas, cuando el contribuyente reciba los TIDIS o la consignación total o parcial, de los saldos solicitados.

Durante el período de la Emergencia Sanitaria se habilitó el buzón del correo electrónico [email protected], el cual será de uso exclusivo para efectuar las notificaciones o comunicaciones aquí mencionadas.

Durante la Emergencia Sanitaria se suspenden los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa, incluidos los procesos disciplinarios, durante la suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la legislación tributaria, aduanera y cambiaría.

Los términos se reanudaran al día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria, teniendo en cuenta los días que al momento de la suspensión hacían falta para cumplir con las obligaciones correspondientes.

En materia tributaria la suspensión de términos no incluye:

i) El cumplimiento de las obligaciones de presentar y pagar las declaraciones dentro de los términos previstos.

ii) Los procesos de Devoluciones y/o Compensaciones que se soliciten a través del Servicio Informático Electrónico (SIE) y las solicitudes que se presenten a los buzones electrónicos autorizados por la entidad.

iii) Las facilidades de pago que se soliciten a través de los buzones electrónicos autorizados,

iv) La gestión de títulos de depósitos judiciales y

v) Las solicitudes de desembargos solicitados a través de los buzones electrónicos autorizados.

En materia aduanera la suspensión de términos no incluye:

i) Obligaciones relativas al aviso de arribo, al aviso de llegada, la presentación del manifiesto de carga y al informe de inconsistencias.

ii) Las obligaciones del proceso de importación previstas en el capítulo 3 y 4 del Título 5 del Decreto 1165 de 2019, a excepción del término para la presentación de la declaración anticipada, el término de permanencia en el depósito, los términos de entrega de las mercancías.

iii) Los términos para presentar pagos consolidados de tributos aduaneros.

iv) Las obligaciones relativas a las zonas francas de que trata la Resolución 007 del 28 de enero de 2020.

Durante este periodo para la firma de actos, providencias, decisiones, documentos y/u oficios, se aplicará lo establecido en el artículo 11 del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020. (….cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios.)

Resolución DIAN Nº 0030, Marzo 29, 2020.

La UGPP durante la emergencia sanitaria suspende los términos en los procesos administrativos de determinación, sancionatorios, de discusión, por interposición de recursos de reconsideración o acción de revocatoria directa, y cobro de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, adelantados por ella.

Los términos de las actuaciones administrativas se reanudarán a partir del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria.

También aplica la suspensión para la decisión de las solicitudes de Terminación por Mutuo Acuerdo y Conciliación Judicial por parte del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP, así como para la interposición y decisión de los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa contra las actas del comité de Conciliación y Defensa Judicial que niegan las solicitudes.

No aplicará la suspensión cuando el aportante solicite la continuidad del proceso administrativo o el trámite de la solicitud de Terminación por Mutuo Acuerdo o Conciliación Judicial, caso en el cual la administración mediante acto de trámite atenderá la solicitud, ordenando la reanudación de los términos suspendidos a partir de la entrega de la comunicación del acto en la dirección electrónica suministrada por el obligado.

Tratándose del Proceso Administrativo de Cobro, no aplicará la suspensión de términos para la atención de las solicitudes de desembargos o para su levantamiento por parte de la entidad.

También se suspenden los términos para la remisión del reporte consolidado de cartera y reporte desagregado de cartera por aportante.

Resolución 385, Abril 1, 2020.

Mediante Resolución 000023 de marzo 18 de 2020, la DIAN emite el formulario 110 para la presentación de la declaración de renta año gravable 2019 de personas jurídicas, contribuyentes del régimen tributario especial, declarantes de ingresos y patrimonio, cajas de compensación, personas naturales no residentes y sucesiones ilíquidas de causantes no residentes.

Mediante esta resolución se adiciona a la Resolución 0052 del 30 de octubre de 2018, el siguiente parágrafo transitorio: “Por el año gravable 2019, el vencimiento del plazo para presentar el reporte de conciliación fiscal de las personas naturales y asimiladas, calificadas para el año 2019 como “grandes contribuyentes” es el 9 de agosto de 2020”

Resolución DIAN 000023 de marzo 18 de 2020.

Los términos suspendidos desde el 18 de marzo de 2020 se reanudaron para algunos procedimientos administrados por la DIAN, entre estos, el subproceso de devoluciones y compensaciones.

El Servicio Informático de Devoluciones y Compensaciones continuará habilitado para permitir que los contribuyentes radiquen las solicitudes de devolución y/o compensación.

Se ha habilitado el acceso al Servicio Informático para que los funcionarios encargados del subproceso de devoluciones y compensaciones realicen, bajo la modalidad de trabajo en casa, las actividades correspondientes a la gestión de las devoluciones.

Cada Dirección Seccional deberá informar a más tardar el día 31 de marzo de 2020 antes de las 12:00 m el nombre de dos funcionarios que administrarán el buzón, mediante estos buzones, se comunicará al contribuyente el número y fecha de cada radicado. Los términos se contarán a partir del día siguiente a la fecha de radicación.

Para determinar la oportunidad en la radicación de las solicitudes de devolución, el funcionario sustanciador debe tener en cuenta que los términos se extendieron por el mismo número de días que tuvo vigencia la suspensión contemplada en la Resolución 0022 del 18 de marzo de 2020. Lo anterior, aplica para vencimientos entre el 18 y 31 de marzo de 2020.

También a través de estos buzones se recibirán las pólizas de garantía que amparan las solicitudes de devolución o compensación radicadas mediante el SIE de Devoluciones, las cuales deberán ser verificadas por el funcionario con el rol de aprobación de garantía.

Para el agendamiento de citas los Jefes de División de Gestión de Recaudo de las Direcciones Seccionales de: Bogotá, Grandes Contribuyentes, Medellín, Cali y Bucaramanga, deben solicitar a la Coordinación de Gestión de Canales de Servicio de la Subdirección de Gestión de Asistencia al Cliente, la reanudación del agendamiento de citas a través del portal web.

En las Direcciones Seccionales donde la radicación de solicitudes es mediante el sistema de agendamiento web, solamente se asignará número y fecha de radicado a las solicitudes remitidas al buzón, que correspondan a la fecha de asignación de la cita, las que no cumplan con este lineamiento se tendrán por no presentadas, lo cual deberá comunicarse al contribuyente.

Las solicitudes de devolución o compensación marcados como “seleccionado para auditoría”, deben ser comunicados a la División de Gestión de Fiscalización con el fin que realicen la gestión del formato 1324 en forma virtual, teniendo en cuenta que la División de Gestión de Fiscalización cuenta con los roles para consultar los asuntos radicados en el SIE de Devoluciones.

Los Jefes de División de Gestión de Recaudo, Recaudo y Cobranzas o GIT de Devoluciones, deben reportar a la División de Gestión de Fiscalización, los expedientes que han sido seleccionados en la Reunión de Evaluación y Control de Devoluciones para inclusión forzosa.

Las Divisiones de Gestión de Recaudo y Cobranzas son responsables del proceso de Administración de Cartera y deben suministrar, en forma oportuna, las certificaciones de deuda requeridas por el Subproceso de Devoluciones para adelantar la compensación de obligaciones, cuando a ello hubiere lugar.

Para efectos de la generación de actos administrativos y autos inadmisorios, se deben tener en cuenta lo siguiente:

• En los actos administrativos generados y numerados por el SIE, se mantendrá la numeración y plantillas actuales.

• En los actos administrativos generados en forma manual, se debe tener en cuenta el correo de fecha 31 de marzo de 2020 mediante el cual se anexan las plantillas únicas actualizadas de Auto Inadmisorio y Resoluciones y las indicaciones de numeración contemplados en la circular 000009 del 24 de marzo de 2020.

Para la firma de los actos administrativos se deben utilizar medios alternos que permitan la firma litográfica de forma virtual sea que hayan sido proferidos por el SIE de Devoluciones, por DEVYCOM o manualmente. Tener en cuenta lo señalado en el artículo 11 del Decreto 491 del 27 de marzo de 2020. (….cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios.)

La notificación de actos administrativos será electrónica o por correo y demás lineamientos que establezca la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos.

Documento DIAN Nº 30580, Marzo 3, 2020.

Se considera medio virtual canales digitales y/o remotos previstos por las Administradoras de fondos de pensiones y cesantías (AFPC) para la solicitud, aprobación y pago de los retiros parciales de cesantías, tales como páginas web, call center, audiorespuesta, aplicaciones móviles (apps), entre otros, Las AFPC deberán publicar en su página web los que tengan disponibles para este trámite, también pueden establecer mecanismos excepcionales para trabajadores que no cuenten con Internet, o no se encuentren bancarizados, en todo caso propendiendo evitar aglomeraciones y podrá incluir, entre otras medidas, el establecimiento de turnos y horarios para atención personal a puerta cerrada, o el giro de recursos a través de corresponsales no bancarios.

La certificación expedida por el empleador puede ser remitida a través de mensajes de datos, o en general cualquier medio electrónico o digital que defina la AFPC, y debe contener la siguiente información:

1. Nombre o razón social del empleador junto con el tipo y número de identificación.

2. Nombre y apellidos del trabajador junto con el tipo y número de identificación.

3. Datos de contacto del empleador.

4. Salario devengado por el trabajador a 1 de marzo de 2020.

5. El monto de la disminución del ingreso mensual del trabajador.

Las AFPC deben validar la identidad del solicitante y del empleador.

Los recursos por retiros parciales de cesantías solo podrán girarse al titular de la cuenta de cesantías.

El pago por retiro parcial de cesantías se abonará de forma mensual por el monto solicitado por el afiliado, siempre que no exceda el valor de la disminución del ingreso mensual certificado por el empleador.

El pago por retiro parcial de cesantías en todo caso estará limitado al saldo disponible en la cuenta de ahorro de cesantías.

Las AFPC deben enviar a la Superintendencia Financiera un reporte semanal de las solicitudes de retiro parcial de cesantías, con los siguientes datos:

1. Fecha de solicitud.

2. Número de identificación del trabajador.

3. Nombre o razón social del empleador junto con el tipo y número de identificación.

4. Monto del retiro solicitado por el trabajador.

5. Disminución del ingreso reportado por el empleador.

6. Respuesta: Aprobación o negación.

7. Fecha de aprobación o negación.

8. Fecha de pago.

9. Medio de pago.

Circular Externa Superintendencia Financiera de Colombia, Nº 013, Marzo 30, 2020.

Hasta el 30 de abril de 2020, será el plazo máximo para la presentación de la información financiera, con corte a diciembre 31 de 2019, de los clubes deportivos con deportistas profesionales constituidos como sociedades anónimas.

Circular Superintendencia de Sociedades 100-000006, Marzo 31, 2020.

La Superintendencia Financiera dispone medidas de carácter transitorio para mitigar los efectos de la actual emergencia sanitaria y solicita a los establecimientos de crédito establecer políticas y procedimientos para identificar los clientes objeto de la aplicación ágil de medidas especiales para atender la emergencia, privilegiando aquellos sectores determinados como de especial atención por el Gobierno Nacional.

Estas medidas consideran como mínimo:

i) Para los créditos que al 29 de febrero de 2020 no presenten mora mayor o igual a 30 días (incluidos modificados y/o reestructurados), podrán establecer periodos de gracia que atiendan la situación particular del cliente, sin que el mismo se considere como un factor de mayor riesgo. En estos casos la entidad podrá continuar la causación de intereses y demás conceptos durante este periodo.

Al cumplirse dicho periodo y con el fin de restablecer la viabilidad financiera del deudor, las entidades podrán aplicar los mecanismos establecidos en la Circular Externa 026 de 2017 y sus modificaciones.

ii) Por el periodo de gracia establecido, estos créditos conservarán la calificación que tenían al 29 de febrero de 2020, y sólo después del mismo deben recalificarse de acuerdo con el análisis de riesgo de la entidad. Por lo tanto, durante dicho periodo su calificación en las centrales de riesgo se mantendrá inalterada.

iii) Tratándose de créditos rotativos y tarjetas de créditos para los clientes que se encuentren en las condiciones aquí previstas, no procederá por parte de la entidad la restricción en la disponibilidad de los cupos, salvo que por consideraciones de riesgo las entidades así lo determinen.

Por un periodo de 120 días calendario los créditos que al 29 de febrero de 2020 estuvieran en condición de modificados o reestructurados y como consecuencia de la coyuntura incurran en mora, las entidades deberán actualizar la calificación de riesgo de estos deudores.

Los establecimientos de crédito que establezcan las políticas, y procedimientos definidos, podrán adoptar las siguientes medidas:

1) Para la cartera comercial y de consumo:

i) Podrán entrar en fase desacumulativa del componente individual contracíclico. El saldo de la provisión contracíclica podrá sufragar el 100% del gasto en provisiones neto de recuperaciones que se genere durante el periodo de 120 días calendario.

ii) El componente individual procíclico se calculará con base en la matriz A.

iii) No constituirán el componente individual contracíclico sobre la cartera que se origine a partir de la fecha de la publicación de esta instrucción.

Una vez finalicen los 120 días, la Superintendencia establecerá el mecanismo de reconstitución gradual que permita reestablecer dicho componente.

2) Para la cartera de vivienda y de microcrédito:

i) Usar el saldo de la provisión general para sufragar el gasto en provisiones neto de recuperaciones durante el periodo de 120 días calendario.

ii) No constituir provisión general sobre la cartera, a partir de la fecha de la publicación de esta instrucción y durante los siguientes 120 días calendario.

Una vez finalicen los 120 días, la Superintendencia establecerá el mecanismo de reconstitución gradual que permita reestablecer provisión general.

3) Si durante el plazo de los 120 días calendario se activan los requisitos de constitución de la provisión individual adicional derivada de las instrucciones de la Circular Externa 026 de 2012, dicha provisión no deberá constituirse.

Las entidades deberán tener a disposición de la Superintendencia, las políticas adoptadas y el detalle de los deudores beneficiados.

Las políticas adoptadas deben informarse a clientes y poner a disposición éstos mecanismos de atención prioritaria para tramitar y resolver de manera ágil, clara y oportuna las inquietudes, solicitudes y quejas en relación con éstas medidas.

Circular Externa 007 Superintendencia Financiera de Colombia, Marzo 17, 2020.

Con el propósito de propender por el cumplimiento de las instrucciones previstas en beneficio de los consumidores financieros, así como su adecuada revelación al público, la Superintendencia Financiera imparte las siguientes instrucciones

Las entidades que establezcan políticas de modificación a las condiciones de los créditos, incluidos períodos de gracia o prórrogas, deben estructurarlas bajo las siguientes características:

i) La tasa de interés no podrá aumentarse.

ii) No deben contemplar el cobro de intereses sobre intereses, o cualquier sistema de pago que contemple la capitalización de intereses.

iii) No deben contemplar intereses sobre otros conceptos como cuotas de manejo, comisiones y seguros que hayan sido objeto de diferimiento.

iv) Para el caso de los créditos de consumo (diferentes de TC y rotativos), vivienda y microcrédito, el plazo se puede ajustar de forma tal que el valor de la cuota del cliente no aumente salvo por conceptos asociados a seguros, entre otros, y por cambios derivados de tasas de interés indexadas, para los cuales solo podrán variar en función del índice respectivo.

v) En los casos en los que la medida implique un incremento en el valor de la cuota del cliente y este la acepte, el número de cuotas pendientes de pago frente al plazo del crédito solo se podrá extender en la misma proporción del período de gracia o prórroga otorgada, salvo en los casos en los que la entidad y el deudor acuerden un plazo diferente, según sus necesidades.

vi) Tratándose de los créditos comerciales las entidades podrán evaluar caso a caso, y establecer el efecto sobre la cuota y/o plazo según correspondan informando debidamente al cliente, en todo caso le serán aplicables los literales i), ii) y iii).

vii) En el caso de créditos rotativos o tarjetas de crédito, en los cuales el mecanismo consista en postergar el valor de pago mínimo, en todo caso le serán aplicables el literal i), ii) y iii). Para las nuevas utilizaciones será aplicable la tasa de interés de mercado que defina el intermediario.

El establecimiento de crédito tiene la potestad para determinar a qué deudores o segmentos ofrece las medidas previstas en la Circular Externa 007 de 2020, teniendo en consideración, entre otros aspectos, la existencia de una afectación en sus flujos de caja.

Los cambios a las condiciones del crédito aquí establecidos deben ser informados a los consumidores financieros, previendo la posibilidad de que puedan rechazarlos. Se debe conservar el soporte del aviso y señalar que, al no recibir respuesta explícita de su rechazo dentro del término que establezca la entidad (no menos de 8 días calendario), esta se considerará aceptada.

Se debe explicar de manera clara a los consumidores financieros, cuando se definan períodos de gracia o prórrogas, en qué consiste cada figura y si la misma aplica sobre capital, intereses u otros conceptos (ej. Seguros, cuotas de manejo, etc.).

Las instrucciones impartidas en la Circular Externa 007 de 2020, también podrán ser aplicadas a los créditos que al 29 de febrero de 2020 registraron mora mayor o igual a 30 días y menor o igual a 60 días.

Circular Externa Nº 014, Superintendencia Financiera de Colombia, Marzo 30, 2020.