Circular Extraordinaria – La DIAN reglamenta el tema de facturación incluida la factura electrónica de venta con validación previa – Resolución 000042 Mayo 5 del 2020

Tabla de Contenidos

Esta resolución inicia con la definición de los siguientes términos para efectos de su aplicación:

• Acceso al software.

• Adquiriente.

• Ambiente de producción en habilitación.

• Ambiente de producción en operación.

• Anexo técnico.

• Calendario de implementación de la factura electrónica de venta.

• Campo o grupos de campos de información obligatoria.

• Campo o grupos de campos de información opcional.

• Clave técnica.

• Código de respuesta rápida -Código QR.

• Código Único de Factura Electrónica –CUFE.

• Código Único de Documento Electrónico –CUDE.

• Consumidor o usuario.

• Contenedor electrónico.

• Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos.

• Dirección de internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR.

• Expedición y entrega de la factura de venta o del documento equivalente.

• Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.

• Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.

• Facturador electrónico.

• Generación de la factura electrónica de venta.

• Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.

• Instrumento electrónico de transmisión.

• Interacción de los sistemas de facturación.

• Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta.

• Número de registro, línea o ítem de la factura de venta.

• Procedimiento informático de validación.

• Proveedor Tecnológico.

• Recepción de la factura de venta y del documento equivalente.

• Reglas de validación.

• Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta.

• Sujetos obligados a facturar.

• Transmisión de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se derivan de una factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.

• Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos.

Establece que los sistemas de facturación son la factura de venta y los documentos equivalentes.

La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición (expedida en inconvenientes tecnológicos de la DIAN, es considerada como una factura de venta para efectos tributarios) y la factura de venta de talonario o de papel (el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica, que son idóneas para efectos tributarios y contables).

Quienes expidan documentos equivalentes podrán expedir factura electrónica de venta para cada uno de ellos.

La expedición de la factura de venta comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; se cumple con la entrega de la factura de venta o documento equivalente al adquiriente, en el momento de efectuarse la venta del bien o la prestación del servicio.

Sujetos obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Personas o entidades comerciantes, o que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedirla.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, por el servicio prestado (artículo 618-2 del Estatuto Tributario).

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE.

Sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

3. Las personas naturales no responsable del IVA.

4. Las personas naturales no responsables del impuesto al consumo de restaurantes y bares.

5. Las personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral y los pensionados, en relación con los ingresos de estas actividades.

7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT. (no incluye ingresos de relación laboral, pensiones, ni ganancia ocasional).

8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. (el documento soporte en estas operaciones debe ser expedido por el adquirente con el lleno de los requisitos).

Cuando opten por expedir factura de venta o documento equivalente, deberán cumplir con todos requisitos y serán considerados sujetos obligados a facturar.

Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Personas o entidades comerciantes, o que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedirla.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, por el servicio prestado (artículo 618-2 del Estatuto Tributario).

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE.

Los sujetos que opten por el impuesto unificado SIMPLE, tendrán dos (2) meses a partir de la inscripción, para adoptar facturación electrónica.

Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel.

Los obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel, así:

1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, o

2. Los nuevos obligados a facturar electrónicamente, mientras realizan el proceso de implementación y habilitación, incluidos los del régimen SIMPLE.

La factura de talonario o de papel se deberá generar de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa.

Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta.

Los obligados a facturar, podrán expedir los documentos equivalentes autorizados, pero cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes deberán expedir factura electrónica de venta, en todos los casos podrán expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los documentos equivalentes.

Requisitos de la factura electrónica de venta.

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.

2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:

a. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

b. Registrar apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre el NIT. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

c. Registrar la frase «consumidor final» o apellidos, nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) anteriores. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

4. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la DIAN.

5. Fecha y hora de generación.

6. Fecha y hora de expedición, que corresponde a la fecha de validación, cuando la factura no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos de la DIAN o cuando se utilice el procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa con reporte acumulado, se tendrá como fecha y hora de expedición la de generación.

7. Entregar al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», incluidos en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la DIAN.

8. Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- ( artículo 24 de la Ley 2010 de 2010), los impuestos sobre las Ventas, Nacional al Consumo y Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

9. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito señalando el plazo.

11. El Medio de pago cuando sea de contado, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencia electrónica u otro medio.

12. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta, de gran contribuyente o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE.

13. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

14. La firma digital del facturador electrónico, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

15. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.

16. La dirección de internet en la DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta». (incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-),

17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos aquí establecidos.

18. Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel.

1. Estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel. (preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar)

2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquiriente:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

b. Registrar apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre el NIT. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

c. Registrar la frase «consumidor final» o apellidos, nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) anteriores. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la DIAN. (preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar).

5. Fecha y hora de expedición.

6. Indicar el número de registro, línea o ítems, la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación –bien cubierto- (artículo 24 de la Ley 2010 de 2010), los Impuestos sobre las Ventas, Nacional al Consumo, Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

7. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems, que conforman la factura de talonario o de papel.

8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, y señalar el plazo.

9. En el Medio de pago de contado, registrar si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio.

10. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE, cuando corresponda.

11. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

12. Contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa. (preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar)

13. Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico. (preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar)

14. El Código de respuesta rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

Cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa.

Documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos.

Quedan establecidos los siguientes documentos equivalentes a la factura y se establece para cada uno sus requisitos:

1. El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S. Podrán expedirlo los obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien o servicio exija la factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica de venta.

2. La boleta de ingreso a cine. Podrán expedirla los obligados a facturar por los ingresos que obtengan de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica

3. El tiquete de transporte de pasajeros. Podrán expedirlo los obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones; salvo cuando se trate de transporte aéreo.

4. El extracto. Podrán expedirlo los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado.

5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. Podrán expedirlo los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito –MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos. (Cuando sean electrónicos, se entenderán entregados al usuario, una vez disponibles en medios electrónicos, serán soporte costos, deducciones e impuestos descontables. La compañía de transporte aéreo conservará copia física o electrónica.)

6. El documento en juegos localizados. Podrán expedirlo los obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares; (deberá ser remitido a la DIAN electrónicamente, mientras se establece el sistema para transmisión, deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio.).

7. La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. Constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos. (deberá ser remitido a la DIAN electrónicamente, mientras se establece el sistema para transmisión, deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio.).

8. El documento expedido para el cobro de peajes. Podrán expedirlo los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes.

9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores. Podrán expedirlo los obligados a facturar comisiones y otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. Podrán expedirlo los obligados a facturar por comisiones y otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. Podrán expedirlo los obligados a facturar que sean empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, por los ingresos que obtengan. (no es necesario el nombre del propietario o arrendatario, para la deducción debe acreditar su condición).

12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. Podrán expedirla los obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, (deberá ser remitido a la DIAN electrónicamente, mientras se establece el sistema para transmisión, deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio.).

13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 mencionados y que será desarrollado por la DIAN, antes del treinta (30) de junio de 2021.

El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables.

Identificación como agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas –IVA, en la factura de venta, documentos equivalentes y notas débito o crédito.

Únicamente los agentes de retención del Impuesto sobre las ventas de los numerales 1, 2 y 7 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad, al momento de expedir la factura de venta y/o el documento equivalente.

1. La Nación, los departamentos, el Distrito Capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2. Sustituido. Ley 488/1998, Art. 49. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

7. Adicionado. Ley 1430/2010, Art. 13. Los responsables del Régimen Común proveedores de Sociedades de Comercialización Internacional cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas que pertenezcan al Régimen Común, distintos de los agentes de retención mencionados en los numerales 1 y 2 o cuando el pago se realice a través de sistemas de tarjeta débito o crédito, o a través de entidades financieras en los términos del artículo 376-1 de este Estatuto (2).

Impuestos en el precio de venta.

Los responsables del impuesto sobre las ventas y del impuesto nacional al consumo deberán incluir el valor de estos impuestos en los precios de venta al público de bienes y servicios gravados con estos, estos impuestos deben estar discriminados en la factura de venta o documento equivalente.

Facturación para la venta de los bienes cubiertos.

Los responsables facturadores electrónicos y adquirientes de los bienes cubiertos con la exención especial del IVA, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Las ventas de bienes cubiertos, deben ser facturadas bajo el sistema de factura electrónica de venta, en los días en que se disponga la venta de los mismos.

2. La identificación del adquiriente de los bienes cubiertos debe incluir apellidos, nombres, NIT o documento de identidad; para ello el adquiriente persona natural, deberá suministrar el número de identificación al momento de la compra del bien cubierto.

3. Señalar la forma y el medio de pago, teniendo en cuenta que los pagos solo podrán efectuarse de contado y a través de medios de pago de tarjetas débito, crédito y otros mecanismos de pagos electrónicos.

En caso de inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico, se deberá cumplir con el procedimiento establecido; siendo válida la factura de venta de talonario o de papel.

Quienes a la fecha en que se programe la venta de bienes cubiertos, no se les haya cumplido el plazo para iniciar a expedir factura electrónica de venta, podrán implementar anticipadamente la factura electrónica de venta.

1. Calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario –RUT

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación

Fecha máxima para iniciar factura electrónica

Resolución 139

Código CIIU división a dos primeros dígitos.

Código CIIU división a tres primeros dígitos, para divisiones 46 y 47.

 

1

Mayo 15, 2020

Junio 15, 2020

05-06-07-08-09

58-59-60-61-62-63

94-95-96

2

Julio 1, 2020

10-11-12-13-14-15

464-475-476-479-77

3

Agosto 4, 2020

71-72-73-74-75

86-87-88

4

Septiembre 1, 2020

69-70-84

463-471-472-473-478

5

Octubre 1, 2020

16-17-18-19-20-21

22-23-24-25-26-27

28-29-30-31-32-33

35-36-37-38-39

64-65-66-68-85

6

Noviembre 1, 2020

01-02-03-45

77-78-79-80-81-82

90-91-92-93

461-462-465-466-469-474

7

Noviembre 1, 2020

41-42-43-49-50-51

52-53-55-56

8

Noviembre 1, 2020

Otras actividades no clasificadas previamente

 

Si el facturador electrónico no se encuentra obligado a expedir factura electrónica de venta en relación con la actividad económica principal indicada en el RUT, pero desarrolla actividades económicas adicionales que lo obligan a expedir factura electrónica de venta, deberá cumplir con la implementación en las fechas indicadas para este calendario, en el orden que le corresponda a la actividad económica que le genere mayores ingresos a la fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta con validación previa.

Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados.

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación

Fecha máxima para iniciar factura electrónica

Otros Sujetos

1

Mayo 15, 2020

Junio 15, 2020

Los sujetos indicados en las resoluciones 00072 del 29 de diciembre de 2017 y la 000010 del 6 de febrero de 2018 y los grandes contribuyentes de que trata la resolución 012635 del 14 de diciembre de 2018 proferida por la DIAN y los demás sujetos que a la entrada en vigencia de esta resolución se encuentren habilitados como facturadores electrónicos. Sin incluir los sujetos que se describen en el grupo 2 del presente calendario.

2

Octubre 1, 2020

Las entidades del Estado del orden

nacional, territorial y las entidades

prestadoras de servicios públicos

domiciliarios que se encuentran reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 o las disposiciones que la modifiquen o adicionen, las de telefonía fija pública básica conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural, de que trata el inciso 3 del artículo 73 de la ley 1341 de 2009.

Sujetos que correspondan a instituciones (personas naturales o jurídicas) educativas, autorizadas como tal por autoridad competente y que desarrollen la actividad establecida en la SECCIÓN P. EDUCACIÓN (DIVISIÓN 85) de la Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012.

Personas jurídicas que desarrollen

actividades de seguros y títulos de

capitalización – autorizados como tal por autoridad competente – y que desarrollen la actividad establecida en la SECCIÓN K. ACTIVIDADES FINANCIERAS Y DE SEGUROS (DIVISIONES 64 a 66) de la

Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012.

Personas naturales que desarrollan la función notarial – autorizadas como tal de conformidad con el Decreto 960 de 1970 o las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

3

Noviembre 1, 2020

Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, que sean personas naturales cuyos ingresos brutos en el año anterior o en el año en curso sean iguales o superiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario –UVT e inferiores a doce mil (12.000) Unidades de Valor Tributario –UVT.

 

Calendario de implementación permanente.

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación

Fecha máxima para iniciar factura electrónica

Otros Sujetos

1

Para el inicio de registro y el procedimiento de habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta y la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, cuentan con un plazo de dos (2) meses, a partir de la fecha en que se adquiera la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta, con posterioridad a la entrada en vigencia de esta resolución.

 

 

Implementación anticipada de la factura electrónica de venta. Quienes opten por implementar la factura electrónica de venta en forma anticipada podrán hacerlo; cumpliendo con las disposiciones que regulan la factura electrónica de venta con validación previa.

Cuando el facturador electrónico en el procedimiento de habilitación, indique una fecha anterior a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, se entenderá que da inicio a la implementación anticipada de la factura electrónica de venta.

Habilitación para expedir factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la DIAN, previo a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:

1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, ingresando los datos de información como facturador electrónico y el correo de recepción de documentos electrónicos.

2. Señalar los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:

a. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.

b. Servicio gratuito de factura electrónica de venta, dispuesto por la DIAN.

c. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.

3. Registrar la información del software cumpliendo con el siguiente procedimiento:

a. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre y código de identificación de los softwares.

b. Iniciar las pruebas para demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades.

c. Confirmar el resultado de las pruebas; cuando las mismas sean superadas, el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, actualizará el estado de «registrado» a «habilitado».

d. Solicitar la autorización de numeración de factura para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel.
Una vez obtenida la autorización de numeración, la DIAN generará de manera electrónica la «clave técnica» para su consumo por parte del facturador electrónico en los medios de operación que haya seleccionado.

e. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta, la cual no podrá exceder la fecha máxima establecida en el calendario de implementación. Una vez seleccionada ésta no podrá ser modificada.

4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, además de los numerales anteriores, deberá indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:

a. Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre habilitado por la DIAN.

b. Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios.

c. Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el software a través del cual, el proveedor tecnológico prestará los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.

d. Cuando el facturador electrónico utilice, numeración o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la DIAN, en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.

Cumplido todo el proceso la DIAN, actualizará en el RUT la responsabilidad «Facturador electrónico – Código No. 52» en la fecha seleccionada por el facturador.

Los softwares deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, la interacción y la interoperabilidad de la citada factura; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción.

Generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

La generación es el procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surgida la obligación de expedir factura electrónica de venta, que consiste en estructurar la información que contendrá la factura electrónica de venta, con excepción de la validación, para su transmisión a la DIAN, la validación a cargo de ésta y la posterior expedición de la factura electrónica de venta por parte del facturador electrónico.

Código Único de Factura Electrónica -CUFE y Código Único de documento electrónico -CUDE.

El Código Único de Factura Electrónica -CUFE- corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos de la factura electrónica de venta; el procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica -CUFE- y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el documento «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

También se genera el Código Único de documento electrónico -CUDE, para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.

Transmisión de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

Consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta a la DIAN.

Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por la DIAN. (aviso del inconveniente técnico que reporta el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica)

Si al momento de la transmisión de los documentos relacionados con la factura electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión para la validación, el obligado a facturar deberá expedir el documento al adquiriente sin la validación previa y se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.

Los documentos deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al restablecimiento del servicio.

Validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

Es el procedimiento que comprende:

1. Validación Previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, o los documentos relacionados la DIAN generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, con el valor de «Documento validado por la DIAN» o «Documento Rechazado por la DIAN».

Cumplidos los requisitos la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor «Documento validado por la DIAN» y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente.

Si no se cumplen los requisitos y condiciones, la DIAN remite un mensaje con el valor de «Documento Rechazado por la DIAN», en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, el documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el «número consecutivo» o el «prefijo y numero consecutivo» del documento e instrumento electrónico.

Cuando la factura electrónica de venta no sea validada, y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad, y en consecuencia se debe utilizar el siguiente consecutivo.

2. Validación de la factura electrónica de venta expedida por inconvenientes tecnológicos de la DIAN: Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la DIAN, se entregará al adquirente sin validación previa y se reporta a la DIAN dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguiente contadas a partir del día siguiente al restablecimiento del servicio.

Cuando el sistema consuma «número consecutivo» o «prefijo y número consecutivo» del documento e instrumento electrónico, el número podrá ser inhabilitado por el obligado, conservando la trazabilidad.

Alcance de la validación.

La validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, realizada por la DIAN, tiene como alcance la verificación de los requisitos, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos formales y sustanciales de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico; así mismo, es responsabilidad del adquiriente la revisión para efectos de soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Expedición de la factura electrónica de venta.

Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta cuando la misma sea entregada al adquiriente a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, así:

a. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta.

b. Por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquiriente, siempre que exista acuerdo entre ellos.

2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta, así:

a. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.

b. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico.

c. Impresión de representación gráfica.

d. Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquiriente, en dispositivos electrónicos, en el formato digital de representación gráfica (garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello) o en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico.

e. Si el adquiriente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir impresa.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.

2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:

a. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

b. Registrar apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre el NIT. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

c. Registrar la frase «consumidor final» o apellidos, nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) anteriores. (registrar la dirección del lugar de entrega del bien o prestación del servicio, cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador).

4. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la DIAN.

5. Fecha y hora de generación.

6. Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- ( artículo 24 de la Ley 2010 de 2010), los impuestos sobre las Ventas, Nacional al Consumo y Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

7. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito señalando el plazo.

9. El Medio de pago cuando sea de contado, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencia electrónica u otro medio.

10. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta, de gran contribuyente o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE.

11. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

12. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.

138. Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Notas débito, notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.

Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta.

2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.

3. El prefijo, el número, la fecha utilizada para la generación del CUFE y el Código Único de Factura Electrónica -CUFE- de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o crédito. (no aplica cuando no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la nota).

4. El Código Único de Documento Electrónico -CUDE-.

5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR. (se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR).

6. El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.

7. La fecha y hora de generación.

8. La fecha y hora de validación.

9. Los apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien prestó el servicio.

10. Los apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.

11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes o servicios para los casos en que el adquiriente no suministre la información del NIT.

12. El «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes o servicios que no suministren su identificación.

13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados y la denominación -bien cubierto- si se trata de estos bienes. La discriminación del Impuesto sobre las ventas, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.

15. La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas, la calidad de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y la calidad de gran contribuyente.

16. La firma digital del facturador electrónico, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, deben ser entregadas al adquiriente, atendiendo el procedimiento y medios de expedición de la factura electrónica de venta o el documento equivalente.

La nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente.

No podrán ser utilizadas las notas débito o crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

Las notas débito y las notas crédito generadas en el periodo de inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidas a la DIAN, en formato electrónico de generación, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al restablecimiento del servicio.

Son inconvenientes tecnológicos aquellos atribuibles al facturador electrónico, al adquiriente electrónico y a la DIAN; tratándose del facturador electrónico solo aplica si se encuentra debidamente habilitado.

1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico. En este caso el facturador electrónico deberá:

a) Durante este periodo expedir factura de venta de talonario o de papel, que podrá generar de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, ésta será válida como soporte de la venta del bien o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente.

b) Transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE-, y transmitirlas a la DIAN, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, para estos documentos no serán aplicables las reglas de validación. (aplica para cuando se cumpla la obligación formal de generar, transmitir, expedir o recibir la factura electrónica de venta, a través de un proveedor tecnológico y éste presente inconvenientes tecnológicos.)

2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación.

En este caso el adquirente deberá informarle al facturador electrónico, quien pondrá a disposición la factura electrónica de venta a través de correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico. (aplica para cuando se cumpla la obligación formal de generar, transmitir, expedir o recibir la factura electrónica de venta, a través de un proveedor tecnológico y éste presente inconvenientes tecnológicos.)


3. Inconvenientes de tipo tecnológicos de la DIAN para la recepción y validación de la factura electrónica de venta.

En este caso el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente, el obligado deberá continuar facturando electrónicamente, sin el documento de validación.

Restablecido el servicio se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

Superado el inconveniente el obligado deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta expedidas durante el término del inconveniente técnico o tecnológico, a la DIAN, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio.

Mediante este sistema el facturador electrónico realiza la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta; así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

El facturador electrónico que opte por utilizar el servicio gratuito, deberá surtir el proceso de habilitación; el usuario de este medio de facturación electrónica, deberá tener en cuenta para su utilización las funcionalidades que ofrece establecidos en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página WEB de la DIAN, www.dian.gov.co.

Podrá ser utilizado sin atender límites de cantidad, monto de las facturas, adquirientes, bienes o servicios.

Expedición y transmisión de la factura de venta de talonario o de papel y de los documentos equivalentes.

Se entiende cumplido el deber de expedir factura de venta de talonario o de papel o de documentos equivalentes cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos, a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio, quien la recibirá, así:

a. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por él en el procedimiento de habilitación, o en formato digital de representación gráfica, o

b. De manera física.

2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:

a. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o

b. De manea física.

Cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR.

La información de la factura de venta de talonario o de papel y del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la DIAN

Trasmisión de los documentos equivalentes. Quienes expidan documentos equivalentes deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la DIAN, hasta tanto no se regule la trasmisión de éstos, quienes utilicen documentos equivalentes deben conservar los mismos para ser exhibidos cuando sean exigidos.

Trasmisión de la factura de venta de talonario o de papel. Quienes expidan factura de venta de talonario o de papel, deberán transmitir la información con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que establezca DIAN.

Características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos del tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.

Quienes opten por utilizar el tiquete de máquinas registradoras con sistema P.O.S., deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:

1. Que el hardware y software interactúen, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.

2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

3. La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta.

4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

5. Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS.

El comprobante deberá contener la siguiente información:

a. Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;

b. Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;

c. Fecha y hora del comprobante;

d. Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;

e. Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo, el valor de las ventas por cada tarifa IVA o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;

f. Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas;

g. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

• Efectivo

• Cheque

• Tarjetas débito, tarjeta crédito

• Ventas a crédito

• Bonos

• Vales

• Otros, y

h. Valor total de lo registrado.

i. Inventario de máquinas registradoras y dispositivos usados para expedir el documento POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.

j. El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la DIAN lo exija.

k. El inventario de máquinas registradoras y dispositivos usados para expedir el documento POS, se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la DIAN lo exija.

Documento equivalente electrónico

El documento equivalente electrónico podrá comprender los documentos equivalentes establecidos en esta resolución y será desarrollado por la DIAN estableciendo los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

Servicio informático electrónico de numeración de facturación. Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la DIAN y permite al obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:

1. Factura electrónica de venta.

2. Factura de talonario o de papel.

3. Documento equivalente, expedido por máquinas registradoras con sistema POS.

4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN, el obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada, deberá expedir los documentos indicando la numeración autónoma, y solicitar autorización una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud.

Numeración, autorización, habilitación, inhabilitación, anulación y vigencia.

Numeración consecutiva. Corresponde un sistema definido por cada obligado, en los documentos mencionados, el cual está compuesto por:

1. Numero consecutivo.

2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.

3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.

Los prefijos deberán ser utilizados por los obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Autorización. Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la DIAN, previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:

1. Número, fecha y vigencia de la autorización.

2. Rangos de numeración.

3. Prefijos cuando fuere del caso.

El obligado deberá solicitar una nueva autorización antes que se agote la vigente o cuando se encuentre vencida la autorización inicial de numeración.

La numeración consecutiva es necesaria para la asignación de la clave técnica.

Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el documento.

Solicitud de habilitación. Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración, este trámite podrá adelantarse quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación.

Anulación de la numeración: El obligado a facturar podrá anular la numeración de los documentos, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la anulación cuando la DIAN, lo exija.

Inhabilitación de la numeración. Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los siguientes eventos, quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados, no procede la inhabilitación cuando la resolución de numeración se encuentra vencida.

Se deberá solicitar en los siguientes casos:

1. A solicitud de parte. Cuando se presenten las siguientes circunstancias:

a. Pérdida de facturación o documento soporte;

b. Cese definitivo de actividades;

c. Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;

d. Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;

e. Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;

f. Liquidación de sucesiones;

g. Cambio o inexistencia del sistema de facturación;

h. Fusión, escisión o transformación de sociedades;

i. Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;

j. Por declaratoria de proveedor ficticio;

k. Cuando la factura no sea validada, y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada.

2. De oficio: Cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.

Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la DIAN, se notificará al interesado, ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de la numeración en el servicio informático electrónico de numeración.

Vigencia de la autorización. La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la DIAN.

Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración.

Trámite de la solicitud. Los obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación o inhabilitación, ante la DIAN, presentarán solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, deberán tener habilitada la firma electrónica, y la «Solicitud de Numeración de Facturación» o «Solicitud de Numeración de Documento Soporte» quedará suscrita de forma electrónica.

Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el facturador electrónico, a través de este servicio, solicitará los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango, cuando se trate de facturación electrónica de venta.

El servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.

Cuando la factura no sea validada, y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, no habrá lugar a realizar la solicitud de inhabilitación, se debe proceder a la inhabilitación del consecutivo, conservando la trazabilidad para la verificación de la DIAN.

Decisión de la solicitud. Para la autorización de la vigencia y la numeración de facturas de venta, documentos equivalentes y documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el servicio informático electrónico de numeración de facturación generará un documento oficial de autorización de numeración de facturación el cual se entregará al interesado a través del servicio informático.

Trámite ante el litógrafo o tipógrafo. Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, se deberá entregar al litógrafo o tipógrafo registrado en el RUT, copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación, éste lo conservará a disposición de la DIAN, y realizará la consulta del estado de autorización de numeración de las facturas en el servicio de consulta que la DIAN pondrá a disposición en su página web. No aplica para los obligados a facturar que expidan las facturas de venta de talonario o papel a través de los servicios informáticos electrónicos.

Hasta tanto no se reglamente el envío de la información de litógrafos y tipógrafos, deberán continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.

Registro de litógrafos o tipógrafos. Las personas o entidades que elaboren facturas de venta de talonario o de papel, deberán estar previamente inscritas en el RUT señalando el código de actividad económica.

Interacción. Los sistemas de facturación que se expidan a través los software dispuestos por el obligado a facturar deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:

1. Los inventarios de los bienes que se registran en las facturas de venta o documentos equivalentes.

2. Los sistemas de pago.

3. El impuesto sobre las ventas, el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas.

4. La retención en la fuente que se haya practicado.

5. La contabilidad.

6. En general la información tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.

La implementación de la interacción de los sistemas de facturación se deberá cumplir conforme con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que establezca la DIAN.

Los obligados a facturar deberán suministrar información a la DIAN en relación con el cumplimiento de las funcionalidades que garanticen la interacción de los sistemas de facturación.

La resolución también establece sobre los proveedores tecnológicos:

• Los requisitos para ser proveedor tecnológico.

• Lo que requieren para su habilitación y renovación.

• El procedimiento para la cancelación de la habilitación como proveedor tecnológico.

Interoperabilidad. Los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberán cumplir las obligaciones y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.

Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad, se deberán tener en cuenta los siguientes:

1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación.

2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.

3. Otros criterios que se fijen en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

En adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Cuando se realicen transacciones con no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien o servicio, salvo que se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación (la fecha de generación del documento).

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con no residentes no inscritos en el RUT, el requisito del NIT, se cumplirá con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

El adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las especificaciones a través del servicio informático electrónico.

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, este documento deberá generarse en forma electrónica, cumpliendo además de los requisitos anteriores, los siguientes:

1. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.

2. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

También será documento soporte el extracto, en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan estas operaciones.

El documento soporte con no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente será válido en los contratos celebrados con no residentes, en cuyo caso, para la procedencia del impuesto sobre las ventas descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas y a título de Impuesto sobre la Renta.

Tratándose de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.

Los adquirientes que soporten sus operaciones con éste documento deberán transmitir a la DIAN, la información y el contenido del documento en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca la entidad.

Documento soporte en los juegos de suerte y azar y espectáculos públicos.

En los juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, constituye soporte de las operaciones, la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, que debe contener los siguientes requisitos:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte, planilla diaria control de ventas.

2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.

3. Contener los apellidos, nombre o razón social y NIT del sujeto obligado.

4. Incorporar el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego o espectáculo público.

5. Detallar el nombre e identificación del serial de la maquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, vídeo-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares.

6. Detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.

Este documento soporte deberá ser remitido a la DIAN en forma electrónica cumpliendo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la generación, numeración, validación, transmisión electrónica que esta defina, y deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio, hasta tanto se establezca el sistema para su transmisión electrónica.

El registro de la factura electrónica de venta considerada título valor -RADIAN: Es el sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de facturas electrónicas como título valor.

En el RADIAN se realiza el registro de los eventos contenido en el “anexo técnico del registro de la factura electrónica considerada como título valor”, conforme al procedimiento allí previsto.

Administrador del RADIAN y los eventos que se registran. La DIAN, es competente para administrar el RADIAN, para lo cual se implementa el “anexo técnico del registro de la factura electrónica de venta – título valor” y las funcionalidades que permiten el registro de los eventos de circulación de la factura electrónica de venta – título valor, su consulta y trazabilidad.

Los eventos electrónicos del RADIAN, serán generados, transmitidos y validados en el sistema informático dispuesto por la DIAN, los eventos que comprende el RADIAN, son:

1. Aceptación atendiendo las regulaciones expedidas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. Acuse de recibo.

3. Formato de recepción del bien o aceptación del servicio.

4. Endoso electrónico.

5. Anulación del endoso electrónico.

6. Mandato electrónico, terminación o cancelación.

7. Notificación de pago parcial o total.

8. Avales.

9. Documento de limitación de circulación.

10. Cesión de derechos de crédito.

11. Los demás necesarios para el registro y la circulación.

Requisitos de los eventos que se registran en el RADIAN. El registro de los eventos en el RADIAN, deberá contener los siguientes requisitos:

1. Que la factura electrónica de venta objeto del registro, se encuentre validada en el servicio informático electrónico de validación previa de la DIAN.

2. Que la factura electrónica de venta haya sido aceptada de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.

3. Que la factura electrónica de venta -título valor no tenga limitaciones que impidan su circulación de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.

4. Que la factura electrónica de venta -título valor no se encuentre cancelada.

5. Que en la factura electrónica de venta -título valor se encuentre expresa la fecha del vencimiento en que se debe cancelar el derecho crediticio que ella incorpora de conformidad con la norma comercial vigente.

6. Que en la factura electrónica de venta -título valor se señale el lugar donde debe ser cancelada. Para todos los efectos se entenderá que la factura fue creada en la dirección del emisor de la factura, de conformidad con la norma comercial vigente.

Sujetos que participan en el registro de la factura electrónica de venta – título valor y el rol en el RADIAN. Los sujetos que pueden participar en el RADIAN, atenderán los siguientes roles:

1. Rol de Consulta. Permite al usuario del RADIAN, tener acceso a la información de la factura electrónica de venta – título valor y corresponden a los siguientes sujetos:

a. El Facturador electrónico.

b. El tenedor legítimo.

c. El deudor o adquirente.

d. Los factores.

e. Los avalistas.

f. Las autoridades judiciales.

g. Otros sujetos debidamente autorizados.

2. Rol de Registro. Permite al usuario del RADIAN, inscribir eventos para la circulación de factura electrónica de venta – título valor y corresponden a los siguientes sujetos:

a. El facturador electrónico podrá registrar aceptaciones, endosos, cesiones y pagos.

b. El tenedor legítimo podrá registrar los endosos sucesivos al primero, cancelación de endosos, cesiones y pagos.

c. El deudor o adquirente podrá registrar pagos totales o parciales.

d. El factor podrá registrar anulación de endosos.

e. El avalista podrá registrar pagos totales o parciales.

f. Las autoridades judiciales podrán registrar embargos y demás actos judiciales que afecten la circulación de la factura electrónica – Titulo Valor.

g. Otros sujetos debidamente autorizados que podrán registrar actos según su autorización.

3. Rol de Administrador. El rol de administrador, corresponde a la DIAN, el área designada está encargada de realizar las anotaciones en el RADIAN, de producir los datos estadísticos y de certificar la trazabilidad de la factura electrónica- Titulo Valor.

Procedimiento para realizar las anotaciones en el RADIAN. Las anotaciones de los eventos en el RADIAN se realizarán atendiendo el siguiente procedimiento:

1. Generación, transmisión y validación de los eventos en el RADIAN, efectuada por el facturador electrónico, el tenedor legítimo, sujetos autorizados, con el cumplimiento de los requisitos establecidos.

2. Una vez validadas las anotaciones, mediante documento electrónico de validación, se efectuará el registro en el RADIAN, generando el documento electrónico de validación para consulta a:

a. El facturador electrónico o el tenedor legítimo de la factura electrónica de venta-título valor, según el caso.

b. Al deudor de la factura electrónica de venta -título valor.

c. A los sujetos autorizados.

d. A los demás sujetos que intervienen en el RADIAN cuando fuere el caso.

3. El administrador del RADIAN, registrará todos los eventos de la factura electrónica de venta- título valor.

Consulta de información en el RADIAN. En todo momento y una vez registradas las anotaciones en el RADIAN, los sujetos autorizados y demás sujetos que intervienen en el mismo, podrán consultar la existencia, contenido y trazabilidad de la factura electrónica de venta – título valor, garantizando la reserva de los datos, según corresponda.

Es obligación del usuario del registro, mantener actualizada la información en el RADIAN.

Tratándose de solicitud efectuada por autoridad competente, el administrador del registro, previo requerimiento, pondrá a su disposición la factura electrónica de venta – título valor y los eventos derivados de ella para su consulta, atendiendo a las reservas de Ley.

Obligación del último tenedor de la factura electrónica de venta – título valor. El último tenedor de la factura electrónica de venta – título valor o quien efectué el pago de la misma, informará al RADIAN el pago de la obligación.

De no surtirse el pago de la factura electrónica de venta – título valor, dentro del plazo de vencimiento que se haya estipulado en la misma, el administrador del RADIAN podrá marcarla como “vencida”.

Factura electrónica de venta -título valor negociado. Los intermediarios del mercado deberán tener en cuenta el estado de la factura con la última transacción que sea registrada en el RADIAN, si posteriormente hubiere más transacciones del mismo evento, el registro las rechazará de manera automática.

Registro del cambio de tenedor – Endoso Electrónico. El registro del cambio del tenedor de la factura electrónica de venta – título valor en el RADIAN, se efectuará mediante endoso electrónico.

Negociación de la factura electrónica de venta – título valor en inconvenientes tecnológicos. Si se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan el registro de los eventos de la factura electrónica- Titulo Valor en el RADIAN, las operaciones efectuadas en el lapso del inconveniente deberán reportarse una vez se restablezca el registro, a más tardar, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes.

Alcance del RADIAN. La competencia asignada a la DIAN, se circunscribe a la Administración del RADIAN; por tanto, los aspectos sustanciales de la factura electrónica de venta – título valor, en especial los relacionados con la circulación de la misma, atenderán lo dispuesto en las normas que regulan la materia.

Anexo técnico de factura electrónica de venta.

El «Anexo técnico de factura electrónica de venta» versión 1.7-2020, contiene las funcionalidades o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, por parte de los facturadores electrónicos y proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.

Divulgación de los anexos técnicos y término de adopción. Los Anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la DIAN https:// msfacturaelectdian.azurewebsites.net/documentacion-normatividad-16.html.

Los facturadores electrónicos y los sujetos obligados a facturar deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del anexo técnico.

Representantes que cumplen con el deber formal de facturar. Cuando el obligado a facturar electrónicamente cumpla con esta obligación, a través de un proveedor tecnológico, este deberá estar previamente autorizado o habilitado por la DIAN, e inscribir esta calidad en el RUT una vez la DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.

Cuando la obligación formal de facturar sea cumplida por el proveedor tecnológico o un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos cuando la DIAN lo requiera.

Conservación. Los documentos que se expidan en cumplimento de la obligación de facturar, deberán ser conservados por lo menos cinco (5) años, garantizando que sea accesible para su posterior consulta.

Información y requisitos adicionales en la factura electrónica de venta e instrumentos electrónicos que se derivan de esta. En el «Anexo técnico de factura electrónica de venta», se encuentran campos o grupos de campos de información opcionales que podrán ser utilizadas por los facturadores electrónicos.

Para estandarizar información que se derive de la factura electrónica de venta y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los facturadores electrónicos, podrán solicitarle a la DIAN, la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad, hagan parte del «Anexo técnico de factura electrónica de venta»; .

Idioma y moneda en el contenido de los sistemas de facturación de venta: Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación de los sistemas de facturación, además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos puede expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.

Facturación en mandato. Para el cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas en el calendario de implementación, en el mandato, las facturas de venta o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta o documentos equivalentes deberán ser expedidos a su nombre.

Para soportar los costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedirle una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos firmado por contador público o revisor fiscal.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

Facturación de consorcios y uniones temporales. Para el cumplimiento de la obligación de expedir factura, existirá la opción de que los consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT, de cada uno de ellos, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.

El impuesto sobre las ventas y el impuesto nacional al consumo, discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar a ellos, para efectos de ser declarado; en caso que cada uno de los miembros asuman directamente las responsabilidades que se deriven de los impuestos.

La facturación expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar en el impuesto sobre la renta y en el impuesto sobre las ventas, los costos, los gastos, y los impuestos descontables, de quienes efectúen los pagos.

La factura electrónica de venta que expidan los consorcios o uniones temporales, deberá permitir identificar la facturación realizada respecto de la participación de cada miembro en el consorcio o unión temporal.

Factura electrónica de venta en operaciones de comercio exterior. Los facturadores electrónicos, deberán soportar con factura electrónica de venta como documento soporte de la declaración exportación, para la venta de bienes o prestación de servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos o hacia zonas francas.

La entrega de la factura electrónica de venta al receptor o adquiriente del exterior podrá realizarse, en el formato electrónico de generación o en representación gráfica.

Facturación Electrónica de venta de las operaciones en zonas francas. En las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios al interior de las zonas francas o desde zonas francas hacia el resto del territorio aduanero nacional o hacia el exterior como soporte del Formulario de Movimiento de Mercancías y de la Declaración Especial de Importación, y desde el territorio aduanero nacional hacia zonas francas, aplican las disposiciones del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único reglamentario en Materia Tributaria y esta resolución.

Condiciones para los litógrafos o tipógrafos. Los litógrafos y tipógrafos serán habilitados de forma permanente para expedir factura electrónica de venta con la inscripción como tal en el RUT.
Los litógrafos o tipógrafos que realicen la impresión de los siguientes requisitos: a). Estar denominada expresamente como factura de venta; b). Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; d). Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; h). El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, deberán cumplir con las siguientes condiciones:

1. Estar inscrito en el RUT, como litógrafo o tipógrafo habilitado para elaborar facturas de venta.

2. Elaborar las facturas de talonario o de papel de los obligados a facturar conforme con lo indicado en el documento oficial de autorización de numeración expedido por la DIAN.

3. Verificar en el sistema de consulta de facturación de la página WEB de la DIAN, el documento oficial de autorización de numeración de facturación que corresponda al obligado a facturar que solicita sus servicios y registrar la elaboración de la factura de talonario o de papel, indicando:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del litógrafo, tipógrafo o impresor.

b. Número de facturas impresas.

4. Conservar a disposición de la DIAN, copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación entregado por el obligado a facturar.

5. Autorizar la publicación de sus apellidos, nombre o razón social y NIT, en la página web de la DIAN.

6. Abstenerse de elaborar facturas de venta de talonario o de papel en las cuales no se registre el documento de autorización de numeración.

Estas condiciones y requisitos, deberán mantenerse durante el tiempo en que la persona natural o jurídica preste los servicios de impresión de la factura de talonario o de papel.

Sanción de cierre del establecimiento de comercio. Quienes estando en la obligación de facturar no facturen, y expidan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio. También quienes utilicen un sistema de facturación que no se encuentre vigente o autorizado para él.

Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta. Serán soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y de descontables en el impuesto sobre las ventas, hasta tanto la DIAN, los implemente en el sistema de facturación electrónica.

1. Los documentos equivalentes vigentes, salvo el generado por máquinas registradoras con sistema POS.

2. Los documentos que constituyen soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

3. Las facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema;

4. Las importaciones y demás soportes regulados en las disposiciones vigentes, por la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio aduanero nacional y de zona franca;

5. Los demás documentos soportes de costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta o el documento equivalente.

Factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes. La factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes a la factura de venta de talonario o de papel mantienen su vigencia hasta la fecha máxima determinada por la DIAN, para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa para cada uno de los sujetos obligados a implementar la factura electrónica de venta.

Factura electrónica sin validación previa. Una vez se cumpla el plazo relacionado con la fecha establecida para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta, se deberá cesar la expedición de la factura electrónica sin validación previa a su expedición y la misma no será reconocida como un sistema de facturación, también aplicará para quienes implementen la factura electrónica de venta de manera anticipada.

Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta para el año 2020. El porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta correspondiente al treinta por ciento (30%) para el año 2020, en atención a los calendarios de implementación de la factura electrónica de venta aplicará en el periodo comprendido entre el 2 de Noviembre y el 31 de diciembre del año 2020.

Notas débito y notas crédito correspondientes a la factura electrónica sin validación previa. Las notas débito y notas crédito correspondientes a la factura electrónica sin validación previa, que se elaboren con posteridad a la entrada en vigencia de esta disposición, se deberán transmitir electrónicamente a la DIAN, de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto se establezcan.

Documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta para el adquiriente, quienes podrán solicitar al obligado a facturar, la factura electrónica de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

Este documento será válido como soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, hasta el 1 de noviembre de 2020.

Adopción del anexo técnico de factura electrónica de venta en el año 2020. El plazo máximo para la adopción del anexo técnico 1.7-2020, será de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación de esta resolución; sin perjuicio de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta que tiene el facturador electrónico.

Facturadores electrónicos que se encuentren habilitados a la fecha de publicación de la presente resolución: Los facturadores electrónicos que a la fecha de publicación de esta resolución se encuentren habilitados, mantienen dicha condición y aplicarán el anexo técnico treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación de esta resolución.

Obligación de facturar para los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en relación con estas actividades, deberán iniciar la expedición del sistema de facturación que les corresponda, a partir del primero (1) de septiembre de 2020, y deberán implementar la factura electrónica de venta según los calendarios establecidos.

Vigencia de requisitos aplicables a los proveedores tecnológicos. Los requisitos aplicables a los proveedores tecnológicos, operaran de la siguiente forma:

1. Los proveedores tecnológicos habilitados antes de esta resolución, que no tengan requisitos pendientes por cumplir, mantendrán vigente la autorización hasta la fecha inicialmente otorgada.

2. Los proveedores tecnológicos que hayan solicitado y obtenido la autorización de proveedor tecnológico y tengan pendiente de aportar el certificado de calidad ISO27001 se sujetará al cumplimiento de dicha condición dentro del plazo inicialmente otorgado.

3. Los proveedores tecnológicos cuya solicitud sea radicada con posterioridad a la vigencia de esta resolución, aplicarán las siguientes reglas:

a. Hasta el veintinueve (29) de octubre de 2020, con los requisitos del artículo 12 del Decreto 2242 de 2015.

b. A partir del treinta (30) de octubre de 2020 los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 51 de esta resolución.

El sistema de facturación electrónica. Las operaciones a implementar en el sistema de facturación electrónica corresponden a:

1. El documento equivalente electrónico.

2. Venta de bienes o prestación de servicios que se debe garantizar con la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, incluyendo las notas débito, las notas crédito y los instrumentos electrónicos que se derivan de ellos.

3. Compra de bienes o servicios, incluyendo los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas, los cuales se deben garantizar con los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

4. El Registro de las facturas electrónicas de venta consideradas como título valor para su consulta y trazabilidad.

5. Pagos por rentas de trabajo, incluyendo los aportes parafiscales, de seguridad social y demás erogaciones relacionados con la nómina.

6. Exportaciones e importaciones y otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras.

7. Registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad, y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

La DIAN ejecutará un plan que permita su implementación, semestralmente se presentará al Director General de la DIAN, un informe de avance de esta implementación.

Aplicación de las normas que regulan la factura electrónica de venta hasta la entrada en vigencia de esta resolución. Las facturas electrónicas de venta y los demás sistemas de facturación vigentes que se hayan expedido o entregado hasta la entrada en vigencia de esta resolución, son soporte de las ventas o prestación de servicios, así como de costos, deducciones e impuestos descontables, por disposición de los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario.

Las consideraciones en relación con la aplicación de los sistemas de facturación antes de la entrada en vigencia de esta resolución son las siguientes:

1. Sujetos que se encontraban habilitados de conformidad con el calendario de implementación a 31 de diciembre de 2019. Los sujetos que, a 31 de diciembre de 2019, se encontraban habilitados, de conformidad con el calendario de implementación establecido en la Resolución 000064 de 2019, que expidieron las facturas electrónicas de venta con validación previa, o los demás sistemas de facturación vigentes, se entiende que han cumplido con la obligación formal de facturar.

2. Sujetos que debiendo haber implementado factura electrónica de venta con validación previa en el año 2019 no lo hubieren realizado. Los sujetos que tenían la obligación de implementar facturación electrónica de venta, conforme a los calendarios establecidos en la Resolución 000064 de 2019, y no lo hubieren efectuado, deberán realizar la implementación en las fechas que se establecen en los calendarios de esta resolución.

3. Sujetos cuya fecha de implementación estaba fijada a partir del primero (1) de enero de 2020. Los sujetos cuya fecha de implementación estaba fijada a partir del 1° de enero de 2020, en la Resolución 000064 de 2019, deberán realizar la implementación en las fechas que se establecen en los calendarios de esta resolución.

Las facturas de venta o documentos equivalentes que hayan sido expedidos o entregados con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad, hasta la vigencia de la presente resolución constituyen soporte de las ventas de bienes o prestación de servicios, costos, gastos, deducciones e impuestos descontables.

Los obligados a facturar que hayan tenido inconvenientes tecnológicos para expedir la factura electrónica de venta, podrán transmitir la información de las facturas de talonario o de papel o conservarlas para cuando la administración tributaria así lo requiera.

Soporte para la información de inconvenientes tecnológicos por parte del Facturador Electrónico y el adquiriente electrónico. Hasta tanto la DIAN, disponga, en el anexo técnico de factura electrónica de venta del reporte electrónico de inconvenientes tecnológicos; el mismo deberá elaborarse por el facturador o adquiriente electrónico, certificado por el obligado a facturar o su representante, conservando los soportes para ser exhibidos cuando la DIAN, lo exija.

Sistemas de facturación y rangos de numeración autorizados. Para los sujetos que antes de la entrada en vigencia de la presente resolución, utilicen sistemas de facturación o tengan rangos de numeración autorizada vigentes, aplica las siguientes reglas:

1. Factura Electrónica de venta con validación previa: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.

2. Tiquete de máquina registradora POS: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.

3. Factura electrónica de venta sin validación previa: Podrá ser utilizada hasta la fecha máxima para implementar la factura electrónica de venta con validación previa y proceder a solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante.

4. Factura de venta de talonario o de papel: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.

5. Factura de venta de talonario o de papel con numeración de contingencia: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.

Los requisitos de los documentos equivalentes que se encuentren vigentes antes de la publicación de esta resolución, mantienen su vigencia hasta el primero (1) de noviembre de 2020.

Los requisitos de la factura de venta de talonario o de papel que se encuentren vigentes antes de la publicación de esta resolución, mantienen su vigencia hasta que se agoten, y en todo caso hasta el primero (1) de noviembre de 2020.

Los sujetos obligados a facturar que no hayan implementado el sistema de facturación electrónica de venta, utilizarán el servicio informático electrónico de numeración de facturación y realizarán el trámite de la habilitación, solicitud, anulación o inhabilitación de la numeración, cuando lo requieran.

Implementación y uso del registro de la factura electrónica de venta – título valor en el RADIAN. La implementación y uso del registro de la factura electrónica de venta – título valor en el RADIAN entrará en operación una vez publicado el anexo técnico correspondiente.

Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 000055 de 14 de julio de 2016 y todas las que le sean contrarias.

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