MEDIDAS EN CASO DE INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS O DE TIPO COMERCIAL PARA EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Publicado: día 28 de febrero de 2019. 

Recuerda la DIAN que el obligado a facturar electrónicamente y los proveedores tecnológicos deberán prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para expedir las facturas, con el fin de asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, para lo cual deberán contar con los sistemas necesarios que garanticen la generación permanente de la factura electrónica y su correspondiente envío, tanto al adquiriente como a la DIAN.

Sin embargo establece el procedimiento a seguir en caso de inconvenientes tecnológicos o de tipo comercial que impidan la generación y/o entrega de la factura electrónica, en los siguientes casos:

1. Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.


En este caso el obligado podrá utilizar los sistemas de facturación previstos en la Ley y el Reglamento, siempre que cumplan las condiciones y requisitos que regulan la obligación de facturar, entre ellos contar con la autorización de numeración de la factura o documento equivalente.

Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se supere el inconveniente, el obligado a facturar deberá transcribir en el formato estándar XML definido en el Anexo Técnico 001 “Formatos de los Documentos XML de Facturación Electrónica - Versión 2”, la información que contenga cada una de las facturas expedidas en el período del inconveniente y enviarlo a la DIAN.

Para las facturas o documentos equivalentes que se expidan durante el tiempo del inconveniente la fecha de generación será la que se registre en la factura o documento equivalente, la cual deberá informarse en el formato estándar XML en la casilla correspondiente a fecha de generación, de igual forma se conservará la numeración autorizada por la DIAN, que deberá ser transcrita en la casilla correspondiente a la numeración.

En ningún caso, los eventuales daños en el sistema o equipos informáticos o falta de conexión que sean previsibles en una gestión diligente del obligado a facturar o su proveedor tecnológico, constituirán causal de justificación de la extemporaneidad en el envío de la información.


2. Los sistemas del adquiriente que recibe la factura en formato electrónico de generación.


Cuando el inconveniente sea del adquiriente, este deberá informarlo al obligado que emite la factura, quien podrá poner a su disposición, la factura electrónica en sus propios medios tecnológicos o enviarla en representación gráfica a la dirección que indique el adquiriente.

En todo caso se debe guardar la evidencia de la entrega de la factura al adquiriente.


3. Inconvenientes en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).


Cuando no haya disponibilidad del Servicio informático de Factura Electrónica de la DIAN, que impida la entrega del ejemplar de la factura electrónica a la misma Entidad, la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, informará mediante comunicado el inconveniente, dando a conocer esta situación en la página WEB de la Entidad, también informará el restablecimiento del servicio, momento a partir del cual el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar las facturas a la DIAN, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes.

Cuando la DIAN cancele o no renueve la autorización al proveedor tecnológico, los clientes de éste obligados a facturar electrónicamente, deberán cumplir con lo indicado en el parágrafo del artículo 1.6.1.4.1.14., del Decreto 1625 de 2016. Lo anterior sin perjuicio de dar aplicación a lo indicado en el numeral 1° del presente artículo.

El obligado a facturar electrónicamente que tenía contratados los servicios de un proveedor tecnológico a quien no se le renueve la autorización o se le cancele la misma deberá actualizar su habilitación. Para tal efecto podrá:

a) Registrar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) un nuevo proveedor tecnológico, previo agotamiento de las pruebas pertinentes y, en todo caso, deberá reanudar la facturación electrónica, a más tardar, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de la autorización respectiva o dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria del acto administrativo por el cual se hubiere cancelado la autorización.

b) Facturar electrónicamente en forma directa, evento en el cual deberá surtir las pruebas necesarias ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y, en todo caso, deberá reanudar la facturación electrónica, a más tardar, dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento de la autorización respectiva o dentro de los seis (6) meses siguientes a la ejecutoria del acto administrativo por el cual se hubiere cancelado la autorización.

Durante el término que dure el trámite y, a más tardar dentro de los términos señalados en los literales a) o b), según el caso, aplicarán las medidas especiales que para estos eventos determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en concordancia con el artículo 1.6.1.4.1.8 del presente decreto.

Los facturadores electrónicos que a la entrada en vigencia de la presente resolución tengan autorizada numeración para facturar por talonario (papel), “Contingencia Facturación Electrónica” podrán seguir utilizando esta numeración, sin perjuicio de solicitar autorización de numeración de facturación, para otros medios tales como factura por computador o documento equivalente a través de las máquinas registradoras POS.

Las facturas o documentos equivalentes expedidos durante el término del inconveniente deberán transcribirse en su totalidad en el formato estándar XML para su correspondiente entrega la DIAN, firmadas de acuerdo con la política de firma adoptada en la presente resolución.

No habrá lugar a la información correspondiente al código único de factura electrónica, teniendo en cuenta que para las facturas o documentos equivalentes aquí señalados la DIAN no entregará Clave de Contenido Técnico de Control.

Quienes soliciten autorización, habilitación o inhabilitación de numeración de las facturas o documentos equivalentes, ante la DIAN, deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto en la página web de ésta entidad, para lo cual deben tener previamente habilitada la firma electrónica, para que el formato 1302 “Solicitud de Numeración de Facturación” quede suscrito de forma electrónica.

Resolución DIAN Nº 000013, Febrero 15, 2019

 

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