PROYECTO DE DECRETO SOBRE FACTURACIÓN

Publicado: día 29 de junio de 2018. 

Este proyecto de decreto reglamenta y adiciona el decreto único tributario 1625 de 2016, en materia de facturación

FACTURACIÓN

Capitulo 4 transitorio.

El ámbito de aplicación comprende a:

  1. Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica durante las vigencias 2017 y 2018.
  2. Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
  3. Las personas que no estando obligadas a facturar, opten por expedir factura electrónica.
  4. Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA a partir del 1 de enero de 2019.
  5. Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el Impuesto Nacional al Consumo a partir del 1 de enero de 2019.

Habilitación para expedir factura electrónica.

Para expedir factura electrónica, deberá surtirse el procedimiento de habilitación que señale la DIAN y que contemplará como mínimo las condiciones que se indican a continuación.

1. Para personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN durante las vigencias 2017 y 2018.

La DIAN seleccionará de manera gradual las personas naturales o jurídicas que deberán facturar electrónicamente de acuerdo con la clasificación de actividades económicas adoptada por la DIAN a través de la Resolución 000139 de 2012, dentro de los sectores que se definen a continuación:

1.
Agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca.
2.
Explotación de minas y canteras.
3.
Industrias manufactureras.
4.
Suministro de electricidad, gas, vapor y aire acondicionado.
5.
Distribución de agua; evacuación y tratamiento de aguas residuales, gestión de desechos y actividades de saneamiento ambiental.
6.
Construcción.
7.
Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores y motocicletas.
8.
Transporte y almacenamiento.
9.
Alojamiento y servicios de comida.
10.
Información y comunicaciones.
11.
Actividades financieras y de seguros.
12.
Actividades inmobiliarias.
13.
Actividades profesionales, científicas y técnicas.
14.
Actividades de servicios administrativos y de apoyo.
15
Educación.
16.
Actividades de atención de la salud humana y de asistencia social.
17.
Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación.
18.
Otras actividades de servicios.

Una vez la DIAN publique los seleccionados para facturar electrónicamente, éstos deberán, directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, surtir satisfactoriamente las pruebas tecnológicas, tendientes a demostrar el cumplimiento de las condiciones técnicas de expedición (generación – entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo, y las demás condiciones tecnológicas y operativas establecidas.

2. Personas naturales o jurídicas que opten por expedir factura electrónica de manera voluntaria.

Quienes de manera voluntaria opten por facturar electrónicamente, deberán manifestarlo expresamente a DIAN y dentro de los tres (3) meses siguientes deberán surtir exitosamente las pruebas establecidas.

Obtenido el visto bueno del cumplimiento de las condiciones establecidas en los Servicios Informáticos Electrónicos, la persona se entenderá habilitada para facturar electrónicamente y procederá la actualización de oficio del RUT.

Obtenida la habilitación, el habilitado deberá empezar a facturar electrónicamente dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de habilitación en el sistema.

3. Contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el Impuesto al Consumo que deben expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019.

Están obligados a expedir factura electrónica los responsables del IVA y los responsables del Impuesto Nacional al Consumo, en las fechas a continuación descritas:

Quienes tengan ingresos brutos para efectos del impuesto sobre la renta superiores o iguales a un millón 1.000.000 de UVT ($31.859.000.000 año base 2017).

A partir de Enero 1 2019

Quienes obtuvieron ingresos brutos en el año gravable 2017 para efectos del impuesto sobre la renta iguales o superiores a 500.000 UVT ($15.929.500.000) pero inferiores a 999.999  UVT ($31.858.968.141).

A más tardar el 1 de abril de 2019.

Quienes obtuvieron ingresos brutos en el año gravable 2017 para efectos del impuesto sobre la renta iguales o superiores a 100.000 UVT ($3.185.900.000) pero inferiores a 499.999  UVT ($15.929.468.141).

A más tardar el 1 de julio del año 2019.

Quienes obtuvieron ingresos brutos en el año gravable 2017 para efectos del impuesto sobre la renta iguales o superiores a 3.500 UVT ($111.506.500) pero inferiores a 99.999  UVT ($3.185.868.141).

A más tardar el 1 de octubre del año 2019.

Los obligados a facturar electrónicamente que facturen directamente y los proveedores tecnológicos podrán, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir en todo caso las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma que la Entidad establezca.

La DIAN deberá disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica, a microempresas y pequeñas empresas conforme con las definiciones del artículo 2 de la Ley 905 de 2004.

La habilitación para expedir factura electrónica deberá actualizarse por el obligado a facturar en caso de:

1. Cambio de proveedor tecnológico.
2. Cambio de la solución tecnológica.
3. Cancelación o no renovación de la autorización de su proveedor tecnológico.

Las anteriores disposiciones hacen parte del capitulo 4 transitorio y tienen vigencia hasta el 30 de junio de 2020.

A partir de este punto se sustituye el capitulo 4 transitorio.

Definiciones.

El proyecto incluye las siguientes definiciones necesarias para la comprensión de estas disposiciones:

1. Acceso al software.
2. Adquirente.
3. Catálogo de Participantes.
4. Código Único de Factura Electrónica.
5. Consumidor o usuario.
6. Expedición de la factura electrónica.
7. Factura Electrónica.
8. Facturador Electrónico.
9. Generación de la factura electrónica.
10. Interacción de los sistemas de facturación.
11. Proveedor Autorizado.
12. Proveedor Tecnológico.
13. Sujetos obligados a facturar.
14. Transmisión de la factura electrónica, notas débito y notas crédito.
15. Validación de la factura electrónica, notas débito y notas crédito.

Sujetos obligados a expedir factura de venta o documento Equivalente

Se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1.
Los responsables del régimen común del IVA.
2.
Los responsables del régimen común del Impuesto Nacional al Consumo.
3.
Los prestadores de servicios desde el exterior responsables del IVA, cuando éstos se encuentren gravados.
4.
Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
5.
Los tipógrafos y litógrafos que pertenezcan al régimen simplificado del IVA, por el servicio prestado.

Sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

1.
Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;
2.
Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
3.
Los responsables del régimen simplificado del IVA y del Impuesto Nacional al Consumo.
4.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gasnatural comprimido, en lo referente a estos productos.
5.
Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6.
Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
7.
Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;
8.
Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del IVA o presten servicios no gravados, cuyos ingresos brutos sean inferiores a 3.500 UVT ($116.046.000 año base 2018).

Si optan por expedir factura de venta o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación.

Sistemas de facturación, requisitos para su expedición y sujetos que deben expedirlos.

Son sistemas de facturación la factura de venta y los documentos equivalentes.

Factura de venta. La factura de venta comprende la factura electrónica y la factura de talonario o de papel.

Documentos equivalentes: Son documentos equivalentes:

1.
Los tiquetes de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.
2.
Las boletas de ingreso a cine.
3.
Los tiquetes de transporte de pasajeros.
4.
Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
5.
Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros.
6.
Los documentos equivalentes a la factura en juegos localizados.
7.
Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
8.
Documentos expedidos para el cobro de peajes.
9.
Documento equivalente electrónico expedido por los prestadores de servicios desde el exterior.

Restricción para expedir documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente.

Quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria, en especial de la presunción de ingresos en ventas.

Requisitos de la factura electrónica:

1.
Estar denominada expresamente como factura electrónica.
2.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios. Cuando el adquirente persona natural no se encuentre inscrito en el RUT, se deberá incluir el tipo y número de documento de identidad.
4.
Fecha y hora de generación.
5.
Fecha y hora de validación.
6.
Los documentos equivalentes a la factura en juegos localizados
7.
Nombre, razón social y NIT del proveedor autorizado que valida la factura. En caso de que la validación sea realizada por la DIAN, indicarlo.
8.
Descripción especifica de los bienes vendidos o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación.
9.
Valor total de la operación.
10.
Forma pago, indicando si es de contado o a crédito, caso en el cual deberá señalarse el plazo.
11.
Medio de pago, indicando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito y transferencia electrónica.
12.
Indicar la calidad de retenedor del IVA. La discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
13.
La discriminación del Impuesto Nacional al Consumo y la tarifa correspondiente.
14.
Incluir firma digital o electrónica del emisor de la factura, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica.
15.
Incluir firma digital o electrónica del proveedor autorizado o de la DIAN al momento de la validación, como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica y del procedimiento de validación.
16.
Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar.
17.
Incluir el Código Único de Factura –CUFE.
18.
Cantidad o unidad de medida (catálogo) de los bienes o servicios facturados.
19.
Para los espectáculos públicos de las artes escénicas se deberá incluir en la factura electrónica el código único del evento asignado al espectáculo y obtenido en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas, administrado por el Ministerio de Cultura.
20.
Para los comisionistas de bolsa se deberá incorporar a la factura electrónica el valor de la comisión, el nombre o razón social y NIT de la bolsa de valores que la expide, nombre o razón social de la persona representada por el comisionista, el nombre o razón social y NIT de la sociedad comisionista, el número y fecha de la operación.
21.
Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes se deberá incorporar en la factura electrónica que se expida a las empresas transportadoras, el lapso durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas y dado el caso, el monto de las comisiones causadas junto con el IVA correspondiente al servicio de intermediación.
22.
En el caso de las transacciones de la bolsa de valores, en la factura electrónica expedida por concepto de comisiones se deberá incorporar el número del certificado de liquidación que expidan estas entidades y el valor de la comisión facturada a favor de la bolsa.
23.
Tratándose de transacciones en bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities, respecto de comisiones, precios de venta y otras remuneraciones se deberá incorporar en la factura electrónica la comisión o remuneración de que se trata; el nombre o razón social y NIT de la correspondiente bolsa; el nombre o razón social y NIT de la persona representada por la comisionista, el nombre o razón social y NIT de la sociedad comisionista y el número y fecha de la operación.
24.
Tratándose de la obligación de facturar a cargo de las sociedades comisionistas de bolsa, por concepto de comisiones originadas en operaciones realizadas a través de una bolsa de valores, deberá incorporarse a la factura electrónica, el número y fecha del comprobante de liquidación en bolsa, expedido de conformidad con las disposiciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, valor de la comisión, nombre o razón social y NIT de la bolsa de valores que lo expide, nombre o razón social de la persona representada por el comisionista, nombre o razón social y NIT de la sociedad comisionista, el número y fecha de la operación.
25.
En los casos de las pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago deberá incorporarse a la factura electrónica la denominación expresa del tipo de contrato o título de capitalización o póliza de seguro, apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente, junto con la discriminación del IVA, según corresponda.
26.
Tratándose de la liquidación de la posición neta de los miembros o contrapartes liquidadores o no liquidadores realizada por la Cámara de Riesgo Central de Contraparte deberá incorporarse a la factura electrónica, la indicación de la calidad de Cámara de Riesgo Central de Contraparte; la descripción de los servicios prestados, el número de comprobante de liquidación de la posición neta de los miembros o contrapartes liquidadores o no liquidadores y el valor específico de la remuneración a favor de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte.

En las adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, el adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, deberá expedir factura electrónica cumpliendo los requisitos aquí previstos salvo los contemplados en los numerales 1, 12 y 13; adicionando los siguientes requisitos:

1.
Estar denominado como factura electrónica en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado,
2.
Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
3.
Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación cuando sea del caso.

En el caso de los servicios públicos domiciliarios, para la procedencia del costo, la deducción o el descuento del IVA no es necesario que en la factura figure el nombre del propietario o del arrendatario que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable, pero deberá acreditarse la calidad de propietario o de arrendatario, obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, el costo, la deducción o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura.

Facturación electrónica en la venta masiva y ambulante de bienes.

Los obligados a facturar que realicen operaciones de distribución masiva y ambulante de bienes, siempre que éstas sean al consumidor final, deberán generar factura electrónica y entregarla a sus vendedores, en este caso el adquirente será la misma persona natural o jurídica obligada a facturar; incorporando además de los requisitos anteriores los siguientes:

1.
El período al cual corresponde la factura.
2.
Nombre completo del vendedor y su identificación.
3.
Mercancía entregada al vendedor.
4.
Valor total de las mercancías entregadas para la venta.

Si existe mercancía devuelta al final del periodo facturado, se deberá generar nota crédito en la cual se relacione el número de la factura, la mercancía devuelta y su valor.

Esta factura no dará lugar a costos, deducciones ni impuestos descontables para la empresa obligada a facturar.

Requisitos de la factura de talonario o de papel.

1.
Estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.
2.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA y/o el Impuesto Nacional al Consumo, según corresponda.
4.
Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
5.
Fecha de su expedición.
6.
Descripción específica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7.
Valor total de la operación.
8.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9.
Indicar la calidad de retenedor del IVA.

Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los numerales 1, 2, 4 y 8 deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Requisitos de los documentos equivalentes.

También contempla este proyecto los requisitos de los siguientes documentos equivalentes a la factura:

1.
Tiquetes de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.
2.
Boletas de ingreso a cine.
3.
Tiquetes de transporte de pasajeros.
4.
Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
5.
Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito –MPD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo –IATA, sean estos virtuales o físicos
6.
Documento equivalente a la factura en juegos localizados.
7.
Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
8.
Documentos expedidos para el cobro de peajes:
9.
Documento equivalente electrónico expedido por los prestadores de servicios desde el exterior, este deberá conservarse en el mismo formato electrónico en el que fue expedido.

Identificación del agente retenedor.

Únicamente, los siguientes agentes de retención del IVA deberán indicar esta calidad al expedir sus facturas de venta o documentos equivalentes.

1.

La Nación, los departamentos, el Distrito Capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2.
Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la DIAN, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

Discriminación del Impuesto sobre las Ventas –IVA en la factura de venta y en los documentos equivalentes.

Los responsables del régimen común del IVA, en los precios de venta al público de bienes y servicios gravados, incluirán el valor correspondiente al impuesto sobre las ventas.

 

Sujetos que deben expedir factura electrónica.

Los sujetos que deben expedir factura electrónica en lo sucesivo facturadores electrónicos, son los siguientes:

1.
Los responsables del IVA del régimen común.
2.
Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo del régimen común.
3.
Los sujetos obligados a facturar, que no sean responsables del IVA, o del Impuesto Nacional al Consumo, quienes deberán iniciar su facturación electrónica así:

1. Personas naturales o jurídicas cuyos ingresos brutos obtenidos en el año gravable 2018 sean iguales o superiores a 30.000 UVT ($994.680.000),

A más tardar el 1 de julio de 2020.

2. Personas naturales o jurídicas cuyos ingresos brutos obtenidos en el año gravable 2019 sean iguales o superiores a 15.000 UVT ($497.340.000 año base 2018)

A más tardar el 1 de enero de 2021.

3. Personas naturales o jurídicas cuyos ingresos brutos obtenidos en el año gravable 2020 sean iguales o superiores a 3.500 UVT ($116.046.000 año base 2018),

A más tardar el 1 de julio del año 2021.

4.
Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
5.
Los prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas, cuando estos servicios se encuentren gravados.

Sujetos que deben expedir Factura de talonario o de papel.

Los facturadores electrónicos deberán expedir factura de talonario o papel, cuando se presente interrupción o impedimento en la expedición de la factura electrónica, en los casos que indique la DIAN.

Documentos equivalentes que podrán expedir los sujetos obligados a facturar.

Los sujetos obligados a facturar, podrán expedir documentos equivalentes cuando su modelo de negocio lo requiera.

Facturación en mandato.

En los contratos de mandato, las facturas de venta o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta o documentos equivalentes deberán ser expedidas a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

Si el mandante debe facturar electrónicamente o lo hace de manera voluntaria, el mandatario deberá facturar de esta forma.

Las facturas electrónicas deberán permitir diferenciar las operaciones relacionadas con el mandante de las del mandatario.

Cuando el mandatario sea el sujeto que debe expedir factura electrónica o éste decida hacerlo voluntariamente, deberá facturar electrónicamente las operaciones que realice en virtud de contratos de mandato, sin perjuicio de que sus mandantes no deban expedir factura electrónica por sus propias operaciones.

Facturación de consorcios y uniones temporales.

Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la  retención en la fuente a título de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.

El impuesto sobre las ventas y el impuesto nacional al consumo, según el caso, discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que les dieron origen, para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.

Documentos soporte.

Contiene este proyecto los requisitos de los siguientes documentos soporte:

1.
Requisitos de los documentos soporte electrónico, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2.
Documento soporte en los juegos de suerte y azar.
3.
Documentos soporte en los espectáculos públicos y en la venta de loterías y rifas al público.

Expedición de la factura de venta y los documentos equivalentes, notas débito y/o crédito, transmisión de la factura electrónica, notas crédito y/o débito, proveedores tecnológicos, proveedores autorizados, litógrafos o tipógrafos.

Expedición y entrega de la factura o documento equivalente.

La expedición de la factura de venta o documento equivalente comprende su entrega al adquirente de los bienes y/ o servicios.

La factura o documento equivalente deberá expedirse al momento de la venta; no obstante, una vez establecidas y reguladas las modalidades de entrega y recepción de la factura o documento equivalente las mismas podrán ser acordadas entre el obligado a facturar y el adquirente del bien o servicio.

Expedición de la factura electrónica.

La expedición de la factura electrónica comprende su generación, validación a cargo de la DIAN o de un proveedor autorizado por ésta y su entrega al adquirente.  En todo caso, para efectos de su circulación como título valor, deberá atenderse en lo relativo a su aceptación, endoso y trámites relacionados, el Decreto 1074 de 2015 en desarrollo de la Ley 1231 de 2008 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

Notas crédito y notas débito para la factura electrónica.

Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML y en las condiciones que establezca la DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha y Código Único de Factura – CUFE de las facturas a las cuales hace referencia, si es del caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.

Una vez hayan sido validadas, las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser transmitidos a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.

Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.

Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la  DIAN.

Generación de la factura electrónica.

Una vez se realice la operación, actividad o servicio de los que se derive la obligación de facturar, el obligado a facturar o el proveedor tecnológico, debe generar la factura electrónica; cumpliendo con las condiciones técnicas y tecnológicas que establezca la Administración Tributaria, para su posterior validación a cargo de la DIAN o de un proveedor autorizado por ésta.

Proveedor tecnológico.

Sin perjuicio de la generación de la factura electrónica directamente por el obligado a facturar electrónicamente, éste podrá para tal efecto contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.  Contempla este proyecto los requisitos que deben acreditar quienes opten por ser habilitados como proveedores tecnológicos.

Servicios gratuitos para la generación y validación de la factura electrónica.

La  DIAN y los proveedores Autorizados deberán disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes con el fin de facilitar la  generación y validación de la factura electrónica a las microempresas y pequeñas empresas conforme con las definiciones del artículo 2 de la Ley 905 de 2004 o las que establezca el Gobierno nacional en desarrollo del artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 o las disposiciones que modifiquen adicionen o sustituyan estas normas.

Validación de la factura electrónica, notas crédito y/o notas débito.

Para los facturadores electrónicos únicamente se considerará cumplido el deber formal de expedir factura y tendrá reconocimiento para efectos tributarios la factura electrónica que haya sido validada por la DIAN o por un proveedor autorizado por ésta, según corresponda.

Para tal efecto quien valide la factura electrónica deberá:

4.
Validar el cumplimiento de los requisitos de la factura electrónica.
5.
Cumplir con las especificaciones técnicas y tecnológicas para la validación que determine la DIAN.
6.
Realizar las validaciones que señale la DIAN.
7.
Incorporar la firma de validación de conformidad con la política de firma electrónica que adopte la DIAN.
8.
Transmitir la factura electrónica validada a la DIAN en los términos y condiciones que ésta establezca.
9.
Enviar la factura electrónica validada al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico para su correspondiente entrega al adquirente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas establecidas por la DIAN.

Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deberán ser validadas por la DIAN o por un proveedor autorizado según sea el caso.

Si la factura electrónica, notas crédito y/o débito no cumplen los requisitos y condiciones exigidas, no serán validadas y no se podrá incorporar la firma de validación. En estos eventos se deberá devolver la factura electrónica, nota crédito y/o débito e informar al obligado a facturar o al proveedor tecnológico que la validación ha sido fallida y que por tanto no incorporará la firma de validación. Esta factura no produce efecto tributario y no podrá ser expedida ni será soporte de gastos, costos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos, ni impuestos descontables.

Validación de la factura electrónica, nota crédito y/o débito a cargo de la DIAN.

La DIAN validará las facturas electrónicas, notas crédito y/o débito que hayan sido generadas desde los servicios gratuitos de generación de facturas electrónicas dispuestos por la  DIAN para las micro y pequeñas empresas y entidades de derecho público y privado cuyo volumen de facturación no alcance las 300 facturas mensuales.

Validación de la factura electrónica, nota crédito y/o débito a cargo de un Proveedor Autorizado.

Los proveedores autorizados validarán las facturas electrónicas, notas crédito y/o débito de los obligados facturar, una vez las mismas hayan sido generadas, directamente por los obligados, por sus proveedores tecnológicos o por ellos mismos, según sea el caso.

El proveedor autorizado validará de manera gratuita las facturas electrónicas notas crédito y/o débito que generen las micro y pequeñas empresas que opten por generar sus facturas electrónicas a través de los servicios gratuitos de generación dispuestos por él mismo.

El proyecto contempla los requisitos que deben acreditar las personas jurídicas que pretendan obtener la habilitación como proveedores autorizados para prestar los servicios de validación.

Transmisión de la factura electrónica notas crédito y/o débito a la DIAN.

Los proveedores autorizados deberán transmitir a la DIAN las facturas electrónicas, notas crédito y/o débito que hayan validado.

La transmisión a la DIAN de la factura electrónica, nota crédito y/o débito por el proveedor autorizado, se deberá efectuar después de realizada la validación.

Cuando las facturas electrónicas, notas crédito y/o débito sean validadas por la DIAN, las mismas se entenderán transmitidas.

Condiciones de entrega de la factura electrónica, notas crédito y/o débito.

El facturador electrónico deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura electrónica, notas crédito y/o débito previamente validadas por la DIAN o por un proveedor autorizado en el formato electrónico de generación, siempre que:

1.
El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un facturador electrónico.
2.
El adquirente, que no sea facturador electrónico  decida recibir factura en formato electrónico de generación.

Entrega de la representación gráfica de la factura electrónica, notas crédito y/o débito.

Remitida la factura electrónica, nota crédito y/o débito, validadas por el proveedor autorizado o por la DIAN al facturador electrónico, éste deberá entregar al adquirente una representación gráfica de las mismas en formato impreso o digital para lo cual deberá enviarlas al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerlas a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando éste no sea facturador  electrónico y no haya optado por recibirla en formato electrónico de generación.

Las representaciones gráficas contendrán elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.

Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.  La DIAN, señalará los requisitos y condiciones que deben cumplir las representaciones gráficas, y podrá establecer la prohibición de entregar representaciones gráficas para algunos adquirentes, teniendo en cuenta el volumen de sus operaciones.

Acuse de recibo de la factura electrónica.

El adquirente que reciba una factura electrónica en formato electrónico de generación validada por la DIAN o por un proveedor autorizado, deberá informar al facturador electrónico el recibo de la misma. Cuando sea entregada en representación gráfica en formato impreso o digital, el adquirente podrá, manifestar su recibo, en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el facturador electrónico.

Verificación y rechazo de la factura electrónica.

El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar que la factura electrónica incorpore la firma de validación del proveedor autorizado o de la DIAN, en caso contrario deberá rechazarla, de igual manera deberá rechazarla en caso de imposibilidad de leer la información.

Rechazada la factura electrónica procede su anulación por parte del facturador electrónico, evento en el cual deberá generar la nota crédito electrónica, en la que deberá relacionar el número, el Código Único de Factura –CUFE y la fecha de la factura objeto anulación.

El adquirente que reciba factura electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al facturador electrónico el correspondiente rechazo, en este caso podrá utilizar sus propios medios tecnológicos, los que disponga el facturador electrónico, o utilizar el formato que establezca la DIAN como alternativa.

Tratándose de la entrega de la factura electrónica en representación gráfica, la DIAN establecerá la forma a través de la cual los adquirentes que no tengan la capacidad de recibir factura electrónica en formato electrónico de generación, puedan consultar que éstas fueron validadas por la DIAN o por un proveedor autorizado.

Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica, en formato impreso o digital, el adquirente podrá, manifestar su rechazo, en documento separado físico o electrónico, o a través de sus propios medios o de los que disponga el facturador electrónico.

En este evento el obligado a facturar deberá efectuar la correspondiente anulación a través una nota crédito..

Medidas en caso de interrupción o impedimento al momento de expedir la factura electrónica.

Cuando se presente interrupción o impedimento en la expedición de la factura electrónica, aplicarán las medidas que establezca la DIAN en relación con:

1.
Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.
2.
Los sistemas de los proveedores autorizados.
3.
Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación.
4.
Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.

Cuando se presenten situaciones especiales que impidan al obligado a facturar la expedición de la factura electrónica en alguna zona geográfica específica en donde se encuentren ubicadas determinadas sucursales, agencias u oficinas, aplicarán las medidas que establezca la DIAN. La DIAN señalará, las alternativas, condiciones y el término de coexistencia de sistemas de facturación que considere viables.

Conservación de la factura electrónica, notas crédito y/o débito.

Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el facturador electrónico como por el adquirente que las recibe en ese formato, deberán ser conservadas por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Información a entregar a la DIAN.

El facturador electrónico deberá entregar a la DIAN, a través de los servicios informáticos electrónicos que ésta disponga, y en las condiciones y términos que señale, la información de las facturas electrónicas, notas débito y notas crédito que se expidan (generación, validación y entrega).

Bitácora de ajustes.

La DIAN deberá publicar en su página web, los ajustes y/o actualizaciones que se realicen sobre las condiciones técnicas de generación, expedición, recepción y validación de las facturas electrónicas, notas débito y notas crédito, niveles de servicio de proveedores tecnológicos, proveedores autorizados y demás aspectos técnicos y tecnológicos que deban adoptar los facturadores electrónicos, para ello la DIAN deberá conservar el registro de las versiones de cada documento.

Los responsables dispondrán de un periodo no mayor a tres (3) meses para implementar las modificaciones. La DIAN podrá ampliar estos plazos según corresponda, de acuerdo al nivel de dificultad para su implementación.

Catálogo de participantes de factura electrónica.

Los obligados a facturar electrónicamente, los adquirentes que reciban las facturas en formato electrónico de generación, los proveedores tecnológicos y los proveedores autorizados deben estar registrados en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica, este registro permanecerá a disposición de los participantes y deberá mantenerse actualizado por los mismos y por la  DIAN quien señalará el contenido del mismo, perfiles de usuario y la información que podrá ser consultada definiendo procedimientos y protocolos para su acceso y actualización.

Expedición de la factura de talonario o de papel.

La expedición de la factura de talonario o de papel consiste en la entrega de la misma al adquirente de los bienes y/o servicios, en formato impreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Condiciones para los litógrafos y/o tipógrafos.

Los litógrafos y tipógrafos serán habilitados de forma permanente a partir de la inscripción como tal en el RUT, también aquí se establecen los requisitos que deberán acreditar.

Expedición de los documentos equivalentes.

La expedición de los documentos equivalentes consiste en la entrega de los mismos a los adquirentes de bienes y/o servicios en forma impresa o electrónica; en este último caso la  DIAN señalará las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para ello.

Sistema de consulta de facturación de la página web de la DIAN.

Una vez la DIAN señale las condiciones técnicas y tecnológicas para la transmisión de la factura electrónica y los documentos equivalentes, pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta de facturas de venta o documentos equivalentes,  garantizando la reserva de información. Para ello el sistema de información revelará de manera exclusiva la operación al obligado a expedir factura o documento equivalente y al adquirente de los bienes y/o servicios.

TARJETA FISCAL

El sistema técnico de control tarjeta fiscal, es un instrumento que permite controlar la evasión y tiene como efecto mejorar los niveles de recaudo de los impuestos.

Disposiciones a reglamentar por parte de la Unidad DIAN.

La DIAN, señalará las condiciones, los formatos estándar, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la generación, numeración, validación, expedición, y entrega al adquirente, así como los términos y condiciones para la transmisión electrónica de los documentos equivalentes, para lo cual deberá:

1.
Actualizar el formato electrónico de generación XML estándar de la factura electrónica, los formatos XML correspondiente a las notas crédito, débito, y los formatos alternativos para el recibo.
2.
Definir la solución tecnológica y el contenido de la bitácora de ajustes y actualizaciones.
3.
Establecer las condiciones de operatividad tecnológica que deberán cumplir los proveedores autorizados y los proveedores tecnológicos, con el fin ser habilitados para prestar los servicios de validación y transmisión de la factura electrónica.
4.
Establecer los procedimientos que deben surtir y las condiciones que deben cumplir los proveedores autorizados con el fin de obtener la habilitación para prestar los servicios de validación y transmisión de la facturación electrónica, cuando sea el caso.
5.
Establecer los procedimientos, elementos y condiciones necesarias para la asignación de la clave de contenido técnico de control y la obtención del Código Único de Factura –CUFE por el obligado a facturar o su proveedor tecnológico, cuando así lo autorice para este efecto.
6.
Regular lo relacionado al ambiente de pruebas que debe poner a disposición de los obligados a facturar electrónicamente.
7.
Disponer las especificaciones necesarias de los elementos gráficos de control, tales como códigos de barras y/o bidimensionales que debe incorporar la factura electrónica cuando sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital.
8.
Actualizar las funcionalidades del catálogo de participantes y ponerlo a disposición de los mismos en un plazo no mayor a doce (12) meses contados a partir de la entrada en vigencia del presente artículo.

Establecer los requisitos mínimos que debe contemplar los planes de contingencia en caso de inconvenientes técnicos, y situaciones especiales. 

 

 

 

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