FIRMA ELECTRÓNICA (F.E.)

Publicado: día 11 de Noviembre de 2016. 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sustituirá la firma digital con certificado digital con la Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos electrónicos.

Quienes disponen del mecanismo digital renovarán por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de la DIAN.

Por seguridad de la información el uso de la firma electrónica debe ser personal, tanto para efectos del procedimiento de migración como para la firma de las declaraciones tributarias y demás.

Algunas de las situaciones que hemos podido verificar con la DIAN y que deben ser tenidas en cuenta son:

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Cuando se realice la migración de la firma de uno de los obligados a firmar, ejemplo del representante legal, se habilitará la opción para todas las entidades en las cuales esta persona deba firmar.
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Cada que se presente una declaración, el sistema generará un código al correo electrónico del suscriptor para poder firmar la declaración , el mismo tendrá una vigencia de dos horas, entendemos que este correo también podrá ser consultado en la página con la clave de cada suscriptor.
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La firma electrónica y el mecanismo digital son alternos para firmar declaraciones, eso implica que se pueden utlizar al mismo tiempo siempre que se encuentre dentro de los plazos para realizar la migración, ejemplo el representante legal de una sociedad grande contribuyente, puede firmar en otra sociedad con la firma electrónica, mientras que el revisor fiscal puede utilizar el mecanismo digital, siempre y cuando la segunda sociedad no tenga vencido el plazo para realizar la migración.
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La nueva firma electrónica no tiene archivo para adjuntar al proceso de la firma.
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La clave se puede recuperar por autogestion, sin tener que acudir a un punto de contacto.
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Es indispensable tener el RUT actualizado al momento de hacer la migración del mecanismo.
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Realizado el proceso de migración, el sistema permitirá probar la clave, sin tener que esperar a la presentación de una declaración.
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Los mecanismos digitales que estén proximos a vencer, si el sistema no le permite hacer la migración a firma electrónica, porque no esté dentro de las fechas, deberán realizar el proceso asistido en un punto de contacto.
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La página avisará el vencimiento de la firma electrónica para que el suscriptor proceda a renovarla, pero si por algún motivo la deja vencer, aún en este caso podrá solicitar la renovación por autogestión sin acudir a un punto de contacto.

En la página de la DIAN se encuentra el paso a paso para realizar la migración de certificado digital a firma electrónica.

La resolución contiene, entre otros los siguientes temas:

Las personas naturales que actúen a nombre propio o representen a otra persona natural o jurídica, denominados suscriptores, deberán utilizar este mecanismo para el cumplimiento de obligaciones y operaciones con la DIAN.

El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.

Esta firma es confiable dado que los datos de creación (contraseña de la identidad electrónica y el código electrónico) corresponden exclusivamente al suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la firma.

Para poder utilizar el Instrumento de Firma Electrónica, el usuario deberá firmar el Acuerdo de Firma Electrónica, el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, éste se firmará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y de renovación por migración.

Este instrumento cuenta con las siguientes características:

1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la DIAN, la cual siempre será custodiada por la entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.

2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.

3. Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.

4. Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN es gratuito.

6. Exclusividad: El uso de los instrumentos de firma electrónica aplica exclusivamente para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de acuerdo con la normativa vigente.

7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.

Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica
(IFE).

1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: En este caso se deberá solicitar la  generación de la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE)   en la DIAN, de manera presencial. Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información en el Registro Único Tributario.

Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.

Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior que opten por presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión del Instrumento de Firma Electrónica a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN.

2. Renovación del Instrumento de Firma Electrónica: Es la autogestión que el suscriptor debe adelantar a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la entidad.

3. Revocación del Instrumento de Firma Electrónica:Es la gestión de oficio o que a solicitud del suscriptor o a través de apoderado debidamente facultado, se realiza para dejar sin efecto el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), sea para generar un nuevo instrumento o para dejar de firmar electrónicamente ante la DIAN.

La DIAN se reserva el derecho de revocar los instrumentos de firma electrónica en los casos que lo considere necesario e informará al usuario por cualquier medio que considere conveniente.

4. Renovación por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE):Por una única vez, el suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN.

CRONOGRAMA MIGRACIÓN MECANISMO DIGITAL EPF A INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE)

GRANDES CONTRIBUYENTES

ÚLTIMO DÍGITO NIT

Desde

Hasta

1

8 de Noviembre de 2016

18 de Noviembre de 2016

2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 0

22 de Noviembre de 2016

2 de Diciembre de 2016

 PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS

ÚLTIMO DÍGITO NIT

Desde

Hasta

0 y 9

13 de Diciembre de 2016

16 de Diciembre de 2016

8 y 7

16 de Enero de 2017

27 de Enero de 2017

6, 5 y 4

21 de Febrero de 2017

3 de Marzo de 2017

3, 2 y 1

22 de Marzo de 2017

31 de Marzo de 2017

 PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A NOMBRE PROPIO Y QUE NO SE
ENCUENTREN VINCULADAS A GRANDES CONTRIBUYENTES Y PERSONAS JURÍDICAS

ÚLTIMO DÍGITO NIT

Desde

Hasta

0 , 9 y 8

1 de Junio de 2017

9 de Junio de 2017

7, 6, 5 y 4

12 de Junio de 2017

21 de Junio de 2017

3, 2 y 1

22 de Junio de 2017

30 de Junio de 2017

Una vez el usuario realiza el proceso de migración al instrumento de firma electrónica y realice la habilitación del mismo, el sistema solicitará el uso del instrumento para sus transacciones que requieren firma.

Resolución 000070 de Noviembre 3 de 2016

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