DIAN ADOPTA SISTEMAS TECNICOS DE CONTROL DE FACTURACION

Publicado: día 29 de Julio de 2016. 

Sistema técnico de la actividad productora de renta:

  1. Solicitar autorización de la numeración.
  2. La DIAN administrará la numeración y vigencia de las facturas o documentos equivalentes en el sistema informático electrónico, para ello contará con un software para la solicitud, habilitación e inhabilitación de numeración y vigencia de las autorizaciones de facturación.
  3. La DIAN podrá solicitar a los obligados a expedir factura o documentos equivalentes información sobre numeración utilizada, ingresos imputables a la misma, comprobantes de máquinas registradoras, etc.
  4. Los obligados que utilicen los sistemas de facturación por talonario, computador, máquinas registradoras P.O.S. o factura electrónica, deberán solicitar autorización  y quienes posean más de un establecimiento, deberán identificar para cada uno de ellos, prefijos.
  5. La vigencia de la autorización de numeración será de dos años
  6. En ningún caso se podrá anteponer ceros a la izquierda del rango numérico.

 

No se requiere autorización de numeración.

  1. En documentos equivalentes.
  2. En facturas expedidas por:
    • Entidades de derecho público, incluidas empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del 50% del capital.
    • Sociedades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
    • Cámaras de Comercio.
    • Notarías.
    • No contribuyentes según Estatuto Tributario.

 

Para el trámite de la solicitud, se deberá:

  1. Suministrar información sobre cuenta corriente o de ahorros activa, sin este requisito no podrá realizarse el trámite.
  2. Presentar solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, con mecanismo de firma digital, quienes no lo tengan tendrán plazo para solicitarlo hasta el 30 de Junio de 2017.
  3. La DIAN habilitará en el sistema de numeración de facturación dentro de los seis meses siguientes a esta disposición, los campos requeridos para incluir los datos de la cuenta bancaria.

 

 

Disposiciones aplicables al trámite relacionado con facturación electrónica.

  1. Una vez los obligados a facturar electrónicamente sean habilitados, deberán solicitar la autorización en estos términos.
  2. También deberán obtener la numeración de la facturación por contingencia de factura electrónica, en este mismo momento.

 

 

Otros asuntos incluidos en esta resolución.

  1. Los litógrafos, tipógrafos e impresores que elaboren facturas deberán estar previamente inscritos en el RUT con el código de actividad respectivo, para la elaboración de facturas de papel deberá entregárseles copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación, sin este documento no podrán realizar la impresión.
  2. Las resoluciones de autorización y habilitación vigentes, expedidas con anterioridad a esta norma, serán válidas hasta cumplir la vigencia autorizada.
  3. La DIAN pondrá a disposición en su página WEB el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.
  4. La habilitación de facturación aplica si el término de vigencia autorizado resulta insuficiente para agotar la numeración respectiva, caso en el cual deberá solicitarse con 15 días de antelación.
  5. La inhabilitación de facturación aplica si quedan rangos de numeración sobrante, realizado el trámite estos no podrán ser utilizados.  Se deberá solicitar también en los siguientes casos:
    • Pérdida de facturación.
    • Cese definitivo de actividades.
    • Cierre del establecimiento.
    • Liquidación de personas jurídicas o asimiladas.
    • Liquidación de sucesiones.
    • Cambio de sistema de facturación.
    • Fusión, escisión o transformación de sociedades.
    • Cambio de nombres y apellidos o de razón social.
    • Por orden de autoridad competente.
    • Por declaratoria de proveedor ficticio.
  6. Quienes facturen por máquinas registradoras podrán utilizar:
    • Sistema P.O.S.
    • Por artículo con departamentos P.L.U.
    • Por departamentos.
  7. Sistema técnico de control a ventas a través de máquinas registradoras POS y factura por computador.
    1. Identificación de bienes y servicios con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas o al consumo asociada.
    2. Imprimir al final de cada día el “comprobante informe diario” por cada servidor, una copia será soporte de la contabilidad y la otra deberá conservarse a disposición de la DIAN,  el informe deberá contener:
      • Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
      • Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.
      • Fecha del comprobante.
      • Registro del numero inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador.
      • Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas o gravadas, estableciendo respecto de éstas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA o impuesto al consumo.  Los descuentos deberán aparecer discriminados por departamento.
      • Discriminación por maquina computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y el valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.
      • Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
        • Efectivo.
        • Cheques.
        • Tarjetas débito y crédito.
        • Ventas a crédito.
        • Bonos.
        • Vales.
        • Otros, y
      • Valor total de lo registrado
      • Inventario de máquinas registradoras o computadores con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento.
      • Los software que se utilicen para estos efectos deberán cumplir con las especificaciones técnicas que señale la DIAN, en el futuro esta información deberá ser reportada a la DIAN en forma electrónica.
  8. Sistema técnico de control a ventas a través de máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado- PLU.
    1. Identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas o al consumo, asociada al departamento. La lista deberá conservarse en cada establecimiento a disposición de la DIAN, y cada artículo exhibido deberá identificar el departamento al cual corresponde.

    2. Deberán imprimir al final del día el comprobante “Z” que arroje cada una de las máquinas, con la siguiente información:
      • Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
      • Número de identificación de la máquina registradora.
      • Fecha del comprobante.
      • Discriminación de las ventas del día por departamento.
      • Registro del número inicial y final de las transacciones del día, y
      • Valor total de lo registrado.
    3. Quienes utilicen máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado- PLU., deberán elaborar el comprobante resumen “informe fiscal de ventas diarias” por cada establecimiento, con la siguiente información:
      1. Identificación del establecimiento de comercio y fecha del comprobante.
      2. Número de identificación de la máquina registradora del establecimiento, que debe corresponder al mismo señalado en el comprobante “Z”.
      3. Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas o gravadas, señalando para éstas últimas, la tarifa de IVA o impuesto al consumo correspondiente, y
      4. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
        • Efectivo.
        • Cheques.
        • Tarjetas débito y crédito.
        • Ventas a crédito.
        • Bonos.
        • Vales.
        • Otros.
      5. Inventario de máquinas registradoras con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento donde desarrollen actividades económicas.

Al informe fiscal de ventas diarias debe adjuntarse el comprobante “Z” de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el establecimiento.

 

Sanciones

La no adopción de los sistemas técnicos de control da lugar a la sanción del artículo 684 del Estatuto Tributario

ARTÍCULO 684-2. Adicionado. Ley 6/1992, Art. 50. Implantación de sistemas técnicos de control. La Dirección de Impuestos Nacionales podrá prescribir que determinados contribuyentes o sectores, previa consideración de su capacidad económica, adopten sistemas técnicos razonables para el control de su actividad productora de renta, o implantar directamente los mismos, los cuales servirán de base para la determinación de sus obligaciones tributarias.
La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657.
La información que se obtenga de tales sistemas estará amparada por la más estricta reserva.

Esta resolución deroga las resoluciones 3878 y 5709 de 1996 y las demás normas que le sean contrarias.

Resolución 000055 de Julio 14, 2016.

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